Règlements administratif de l’Association de l’Hôpital Montfort

« association des bénévoles de l’Hôpital Montfort » L’association des bénévoles de l’Association. (« Association des bénévoles de l’Hôpital Montfort »)

« chef de direction des soins infirmiers » L’infirmière principale ou l’infirmier principal employé par l’Association, qui relève directement du président-directeur général et qui a la charge des services infirmiers fournis dans l’hôpital. (« Chief Nursing Executive »)

« chef de la direction financière » Désigne le cadre supérieur responsable devant le président-directeur général de la trésorerie et du contrôle financier de l’Association. (« Chief Financial Officer »)

« conseil d’administration » Le conseil d’administration de l’Association. (« Board »)

« d’office » S’entend de l’adhésion du fait du poste occupé et comprend tous les droits à l’exception des droits de vote et toutes les responsabilités, sauf disposition contraire. (« ex-officio »)

“hôpital” L’hôpital public opéré par l’Association. (“Hospital)”

« jour » S’entend d’un jour civil franc, à moins qu’il ne soit désigné par ailleurs comme un jour ouvrable. (« day »)

« Loi sur les hôpitaux publics » La Loi sur les hôpitaux publics (Ontario). (« Public Hospitals Act »)

« Loi » La Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (Ontario). (« Act »)

« médecin-chef » Le membre du personnel médical nommé à ce titre par le conseil d’administration conformément à la Loi sur les hôpitaux publics et au règlement administratif sur le personnel professionnel. (« Chief of Staff »)

« membres » Les particuliers faisant partie de l’Association soit les membres élus, les membres d’office et les membres honoraires. (« Members »)

« membres élus » Les particuliers élus à l’Association en vertu de l’article 2.6. (« Elected members »)

« moyen de communication téléphonique ou électronique » Tout moyen de communication qui fait appel au téléphone ou à tout autre moyen électronique ou technologique pour transmettre des renseignements ou des données, au moyen d’un appel ou message téléphonique, télécopie, courrier électronique, système automatisé de téléphone à clavier, ordinateur ou réseau informatique. (« telephonic or electronic means »)

« personnel professionnel » Le personnel professionnel ou accrédité de l’hôpital nommé par le conseil d’administration. (« Professional Staff »)

« politique » Politique adoptée par le conseil d’administration conformément à l’article 12.2. (« Policy »)

« président » Le président du conseil d’administration. (« Chair »)

« président-directeur général » S’entend, en plus du « président-directeur général » au sens de la Loi sur les hôpitaux publics (LHP), du président et chef de la direction de l’Association qui, sous réserve de l’autorité du conseil d’administration, est chargé de l’administration de l’Association et de la gestion de son fonctionnement. (« Chief Executive Officer »)

« questions spéciales » Toutes les questions inscrites à l’ordre du jour des assemblées extraordinaires ou annuelles des membres, sauf les questions suivantes :

l’examen des états financiers;
l’examen du rapport de vérification, s’il en a été établi un;
l’élection des administrateurs;
le renouvellement du mandat du vérificateur. (« Special Business »)

« règlement administratif sur le personnel professionnel » Le règlement administratif de l’Association concernant le personnel professionnel, pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics. (« Professional Staff By-law »)

"règlements internes » Le règlement administratif portant sur le fonctionnement de l’Association et le règlement administratif sur le personnel professionnel. (« Internal by laws »)

« secrétaire » Le secrétaire de l’Association. Le président-directeur général est le secrétaire. (« Secretary »)

« statuts » Acte qui constitue l’Association ou modifie son acte constitutif, y compris les statuts constitutifs initiaux ou mis à jour, les clauses de modification, les statuts de fusion, les clauses d’arrangement, les statuts de prorogation, les clauses de dissolution, les clauses de réorganisation, les statuts de reconstitution, les lettres patentes initiales ou supplémentaires ou toute loi spéciale. (« Articles ») dirigeant

« vice-président » Un ou plusieurs vice-présidents du conseil d’administration. (« Vice Chair »)

1.2 Interprétation

Dans le présent règlement administratif et dans tous les autres règlements administratifs de l’Association, à moins que le contexte ne s’y prête pas ou que d’autres exceptions spécifiquement définies dans le présent règlement administratif ne s’appliquent, tous les mots ou expressions employés dans le présent règlement administratif et définis dans la Loi ont le sens qui leur est donné dans celle-ci. Les mots écrits au singulier comprennent le pluriel, et vice versa, et les rubriques ne sont fournies qu’à titre indicatif et sont sans effet sur l’interprétation du texte. Tout renvoi à une loi dans le présent règlement administratif couvre également, lorsque le contexte l’exige, les règlements pris en vertu de celle-ci, leurs versions modifiées ou refondues.

Article 2 - L’Association de l’Hôpital Montfort, ses membres et ses assemblées

2.1 Caractère et langues

L’Association opère à caractère francophone et offre ses services dans les deux langues officielles.

2.2 Critères d’admissibilité et adhésion d’un particulier élu membre à l’Association

Un particulier a les qualités requises pour être élu membre à l’Association dans les cas suivants :
1. il a 18 ans ou plus;
2. il a sa résidence principale en Ontario, de manière continue depuis au moins trois mois avant la date à laquelle le particulier devient membre de l’Association, sauf par résolution du conseil d’administration;
3. il s’engage à promouvoir la mission, la vision, les valeurs et les orientations stratégiques de l’Association;
4. il s’engage à appuyer le rôle d’institution francophone de l’Ontario et le caractère francophone de l’Association;
5. il n’a pas été déclaré incapable de gérer ses biens en application de la Loi de 1992 sur la prise de décisions au nom d’autrui ou de la Loi sur la santé mentale;
6. il n’a pas été déclaré incapable par un tribunal, au Canada ou à l’étranger;
7. il n’est pas un « particulier non admissible » au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) ou d’un règlement pris en vertu de celle-ci;
8. il n’est pas membre du personnel professionnel ou un employé de l’Association, sous réserve des dispositions de la Loi sur les hôpitaux publics, ou le conjoint ou le conjoint de fait de tel particulier, sauf par résolution du conseil d’administration.
La décision du conseil d’administration quant à la question de savoir si un candidat est éligible est définitive.
L’adhésion à l’Association n’est pas transférable.
Aucune cotisation n’est exigible des membres.

2.3 Nombre

Le nombre maximal de membres élus à l’Association est fixé en tout temps à cent particuliers, avec voix délibératives.

2.4 Mise en candidature

il Tout particulier désirant être élu membre à l’Association doit, au moins quarante-cinq (45) jours avant la date de l’assemblée annuelle, faire la demande par écrit au secrétaire en lui remettant une déclaration signée précisant qu’il a lu et compris :

les qualités spécifiques du caractère et du rôle à titre d’institution francophone en Ontario de l’Hôpital Montfort comme l’a reconnu la Cour d’appel de l’Ontario dans un jugement unanime du 7 décembre 2001 (Lalonde c. Ontario (Commission de restructuration des services de santé (2001) 56 O.R. (3d) 577);
la mission, la vision, les valeurs et les objectifs stratégiques de l’hôpital et les appuie.

2.5 Recommandations du comité de gouvernance et du conseil d’administratione

Le secrétaire remet les demandes au comité de gouvernance qui, après les avoir étudiées, soumet ses recommandations au conseil d’administration.
Après délibérations, le conseil d’administration soumet ses propres recommandations au secrétaire qui les fait suivre à l’Association, avec l’avis de convocation de l’assemblée annuelle.

2.6 Élections de nouveaux membres

L’élection de nouveaux membres a lieu à l’assemblée annuelle, à main levée, à moins qu’un membre élu de l’Association présent à l’assemblée demande le vote secret; alors, l’assemblée choisit un président d’élection et le scrutin a lieu au moyen de bulletins de vote portant les initiales du président d’élection ou par voie électronique. Chaque membre ayant une voix délibérative peut voter pour autant de candidats qu’il y a de postes à combler.

2.7 Mandat

Le mandat de tout membre élu à l’Association est d’une durée de 4 ans; il commence au moment de l’élection du membre et prend fin au plus tard à la clôture de la quatrième assemblée annuelle suivante.

2.8 Rééligibilité d’un membre élu

Un membre élu sortant de l’Association ou dont le mandat est terminé est rééligible comme candidat à ce poste si, conformément au présent règlement, il respecte les critères d’admissibilité et sa candidature est proposée selon le processus de mise en candidature.
Le nombre de mandats consécutifs pouvant être exercés par un membre élu est fixé à un maximum de quatre.
Nonobstant le paragraphe b), tout particulier demeure membre élu tant et aussi longtemps qu’il respecte les critères d’admissibilité et qu’il est dirigeant de l’Association ou que son mandat à titre d’administrateur au conseil d'administration n’est pas échu.
Le paragraphe b) ne s’applique pas aux représentantes de la Corporation des Filles de la Sagesse du Canada.

2.9 Membres d’office de l’Association

Le particulier qui occupe l’un des postes suivants est membre d’office de l’Association :
1. le président sortant de charge, pour une période d’un an de la fin de son mandat à la présidence, avec voix délibérative;
2. le président-directeur général, qui ne possède pas de voix délibérative;
3. le président de l’Association des bénévoles de l’Hôpital Montfort, avec voix délibérative;
4. Le président de la Fondation de l’Hôpital Montfort, avec voix délibérative.

2.10 Membres honoraires de l’Association

Le conseil d’administration peut nommer à titre de membre honoraire de l’Association un particulier ayant :
1. présidé l’Association ou un comité du conseil d’administration;
2. présidé l’Association des bénévoles de l’Hôpital Montfort;
3. présidé la Fondation de l’Hôpital Montfort; ou
4. contribué de façon importante à l’avancement de la mission de l’Association.
Un membre honoraire :
1. n’est pas compté parmi le nombre maximal de membres permis;
2. n’a pas de voix délibérative.

2.11 Vacance et remplacement

Il y a automatiquement vacance à un poste de membre élu si :
1. le membre décède;
2. le membre se retire en donnant un avis écrit au secrétaire;
3. le membre cesse de satisfaire les critères d’admissibilité décrits à l’article 2.2;
4. le membre n’a participé à aucune réunion publique du conseil d’administration ou assemblée des membres et n’a répondu à aucune demande de l’Association depuis au moins trois ans;
5. le membre, son conjoint ou son conjoint de fait devient membre du personnel professionnel ou employé de l’Association.
Le conseil d’administration peut, dans des circonstances exceptionnelles, nommer un particulier à un poste vacant jusqu’à la prochaine assemblée annuelle pourvu que ce particulier respecte les critères d’admissibilité décrits à l’article 2.2.

2.12 Mesures disciplinaires et exclusion

Le conseil d’administration peut prendre des mesures disciplinaires contre un membre, allant jusqu’à son exclusion dans les cas où, de l’avis du conseil d’administration, les actions du membre :
1. vont à l’encontre de son engagement à promouvoir la mission, la vision, les valeurs et les orientations stratégiques de l’Association ou d’appuyer le rôle d’institution francophone de l’Ontario et le caractère francophone de l’Association;
2. présentent un risque à la réputation de l’Association.
Lorsque le conseil d’administration considère imposer une mesure disciplinaire à l’encontre d’un membre de l’Association ou l’exclure, il transmet au membre, par l’envoi selon l’un des modes indiqués à l’article 13.1, à son adresse la plus récente figurant dans les dossiers de l’Association, ou par tout moyen permettant raisonnablement de donner effectivement un avis, un préavis motivé d’au moins quinze (15) jours de la mesure disciplinaire ou de l’exclusion.
Le conseil d’administration qui reçoit du membre par écrit, au moins cinq (5) jours avant la prise d’effet de la mesure disciplinaire ou de l’exclusion, les raisons pour lesquelles de l’avis du membre la mesure disciplinaire ou l’exclusion ne devrait pas être appliquée, les considère de bonne foi et confirme ou révoque sa décision.
La décision du conseil d’administration quant à l’imposition d’une mesure disciplinaire à l’encontre d’un membre ou à son exclusion est définitive.

2.13 Information mise à la disposition des membres

Sous réserve des lois applicables, tout membre a accès aux renseignements relatifs aux affaires de l’Association sauf si de l’avis du conseil d’administration, les intérêts de l’Association pourraient subir un préjudice si ces renseignements étaient rendus public.

2.14 Fonctions des membres de l’Association

Les membres :

Le élisent les membres et les dirigeants de l’Association ainsi que les administrateurs du conseil d’administration;
reçoivent le rapport annuel de l’Association, son rapport financier et toute autre information touchant les affaires de l’Association que le conseil d’administration leur transmet;
approuvent la recommandation du conseil d’administration concernant la politique linguistique de l’Association;
font part de recommandations au conseil d’administration lors de l’assemblée annuelle ou de toute assemblée extraordinaire des membres et, s’il y a lieu et dans la mesure permise par les lois applicables, visant la révision, rectification, annulation ou modification de décisions du conseil d’administration;
nomment l’auditeur pour le prochain exercice financier; et
exercent tout autre droit ou pouvoir prévu par la Loi.

2.15 Lieu des assemblées

Les assemblées des membres ont lieu au siège de l’Association ou à tout endroit en Ontario que détermine le conseil d’administration.

2.16 Assemblée annuelle

L’assemblée annuelle des membres a lieu entre le 1er avril et le 31 juillet, sauf dérogation approuvée par le conseil d’administration, pourvu que cette modification soit demandée par le ministre de la Santé, le tout conformément à la Loi sur les hôpitaux publics.

2.17 Convocation des assemblées

Le conseil d’administration ou le président peut convoquer en tout temps une assemblée des membres.
Les membres détenant au moins dix pour cent des voix délibératives peuvent exiger des administrateurs la convocation d’une assemblée aux fins énoncées dans leur demande.
Si le conseil d’administration, le président ou les membres convoquent une assemblée, le conseil d’administration ou le président pourra prévoir que celle-ci se tiendra entièrement par un moyen de communication téléphonique ou électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée.

2.18 Quorum

Le quorum des assemblées est formé si vingt-cinq membres en règle sont présents. Il suffit que le quorum soit formé à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer, sans devoir pour autant maintenir le quorum à tout moment.

2.19 Avis

Les avis de convocation des assemblées sont donnés :
1. par leur envoi aux membres élus et aux membres d’office de l’Association ainsi qu’au vérificateur, selon l’un des modes indiqués à l’article 13.1, à leur adresse la plus récente figurant dans les dossiers de l’Association, au moins dix (10) jours et au plus cinquante (50) jours avant l’assemblée;
2. de toute autre manière autorisée par la Loi sur les hôpitaux publics.
Au moins vingt-et-un (21) jours ouvrables, ou le nombre de jours prescrit par règlement pris en vertu de la Loi, avant chaque assemblée annuelle ou avant la signature d’une résolution qui en tient lieu, l’Association remet copie des états financiers approuvés par le conseil d’administration, du rapport du vérificateur et de tout autre renseignement sur la situation financière de l’Association et sur le résultat de ses activités qu’exigent les statuts ou le présent règlement administratif à tous les membres qui l’ont informée qu’ils souhaitent les recevoir.
L’avis de convocation de l’assemblée dont l’ordre du jour présente des questions spéciales énonce la nature de celles-ci avec suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former une opinion éclairée sur celles-ci et reproduit le texte de toute résolution qui sera soumise à l’assemblée.

2.20 Assemblées ouvertes au public

Les assemblées des membres de l’Association sont, à moins d’une décision contraire du conseil d’administration, ouvertes au public.

2.21 Vote

Chaque membre élu et présent à une assemblée dispose d’une voix par question soumise au vote.
À toutes les assemblées des membres, chaque décision est prise à la majorité des voix exprimées, sauf disposition contraire explicite de la Loi ou du présent règlement administratif.
En cas d’égalité des voix à une assemblée des membres, le président de l’assemblée dispose d’une seconde voix pour départager les votes.
Les votes en assemblée des membres sont exercés par chaque membre ayant une voix délibérative et participant à l’assemblée et non par procuration.
Sous réserve des statuts, le vote en assemblée se tient à main levée ou, à la demande d’un membre, au scrutin secret.
Les membres avec voix délibérative peuvent demander un vote au scrutin secret avant ou après tout vote. Un vote au scrutin secret demandé pour l’élection du président ou sur un ajournement est tenu immédiatement. Le président détermine le mode et le moment du scrutin secret demandé pour toute autre question. Les membres peuvent retirer une demande de vote au scrutin secret.
Chaque membre ayant une voix délibérative a le droit de voter pour autant de candidats aux postes de dirigeants qu’il y a de postes à combler.
Sauf s’il y a demande de vote au scrutin secret, l’inscription au procès-verbal de l’assemblée précisant que le président a déclaré une résolution adoptée ou rejetée fait foi, sauf preuve contraire, de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des voix exprimées en faveur de la résolution ou contre elle.
Lors d’une assemblée tenue par un moyen de communication téléphonique ou électronique, le président d’assemblée détermine le mode et le moment du scrutin y compris du scrutin secret.

2.22 Président de l’assemblée

Le président de l’assemblée des membres est :

le président;
un vice-président, en cas d’absence, d’empêchement ou de refus d’agir du président;
un président élu par les membres présents, en cas d’absence, d’empêchement ou de refus d’agir du président et du vice-président. Le secrétaire préside à l’élection du président de l’assemblée; cependant, s’il est absent, les membres présents choisiront un administrateur qui présidera l’élection.

2.23 Assemblée ajournée

Si l’assemblée des membres n’a pas commencé dans la demi-heure suivant l’heure prévue parce que le quorum n’est pas atteint, l’assemblée sera ajournée à une date fixée par le conseil d’administration.
Il suffit, pour donner avis de tout ajournement de moins de trente (30) jours, d’en faire l’annonce à l’assemblée en question.
Avis de tout ajournement ou cumul d’ajournements plus long que trente (30) jours au total doit être donné conformément à l’article 2.18.

2.24 Participation aux assemblées par un moyen de communication téléphonique ou électronique

Toute personne en droit d’assister à une assemblée peut y participer par tout moyen de communication téléphonique ou électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant l’assemblée et mis à leur disposition par l’Association. Elle est réputée avoir assisté à l’assemblée.

Article 3 - Conseil d’administration

3.1 Composition du conseil d’administration

Sous réserve des statuts, le conseil d’administration se compose :

D’au moins 12 et d’au plus 15 administrateurs qui satisfont aux critères énoncés à l’article 3.4 et qui sont élus par les membres conformément aux articles 3.8 et 3.9 ou nommés conformément à l’article 3.12;
Des 7 administrateurs d’office sans voix délibérative suivants :
1. le président sortant de charge, pour une durée d’un an suivant la fin de son mandat à la présidence;
2. le président-directeur général;
3. le médecin chef;
4. le chef de direction des soins infirmiers;
5. le président du conseil du personnel professionnel;
6. le chef de la direction de l’Institut du Savoir Montfort;
7. le représentant de l’Université d’Ottawa, nommé par le conseil d’administration sur recommandation du recteur de l’Université.
Le mandat à titre de membre d’office du conseil d’administration d’un particulier occupant le poste décrit au paragraphe b) se termine au moment où il cesse d’occuper le poste.

3.2 Langue de la gouvernance

Les activités de la gouvernance se déroulant en français, tous les administrateurs doivent comprendre le français, verbal et écrit, pour pouvoir agir efficacement.

3.3 Fonctions et responsabilités

Sous réserve de la Loi, le conseil d’administration gère les activités et les affaires internes de l’Association et peut exercer tous les autres pouvoirs et prendre toutes les autres mesures que l’Association est autorisée, par ses statuts ou autrement, à exercer et à prendre.
Aux fins de la Loi sur les services en français de l’Ontario, le conseil d’administration agit à titre de comité sur les services en français et a la responsabilité d’assurer le respect de la politique linguistique au nom de l’Association.

3.4 Qualités requises des administrateurs

Aucun particulier n’a les qualités requises pour être élu ou nommé à titre d’administrateur dans les cas suivants :
1. Il n’est pas un membre élu de l’Association ;
2. Il est l’enfant, le parent, le frère ou la sœur d’un membre du personnel professionnel ou d’un employé de l’Association, sous réserve des dispositions de la Loi sur les hôpitaux publics, sauf par résolution du conseil d’administration.
La décision du conseil d’administration quant à la question de savoir si un candidat est éligible est définitive.

3.5 Consentement de l’administrateur à occuper son poste

Le particulier élu ou nommé au poste d’administrateur doit consentir par écrit à occuper ce poste avant le jour de l’élection ou de la nomination ou dans les dix (10) jours qui suivent, à moins que l’administrateur ne soit réélu ou nommé de nouveau et que son mandat ne soit reconduit. L’élection ou la nomination est toutefois valide si l’administrateur élu ou nommé y consent par écrit après le délai de dix (10) jours.

3.6 Fin du mandat

Le mandat de l’administrateur prend automatiquement fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :
1. l’administrateur décède;
2. l’administrateur démissionne en remettant une démission sous forme écrite au secrétaire, laquelle démission prend effet à la date de sa réception par le secrétaire ou à la date qui y est indiquée, si elle est postérieure;
3. l’administrateur devient inhabile à l’exercer en application de l’article 3.4.
S’il survient une vacance au sein du conseil d’administration, les administrateurs en fonctions peuvent exercer tous les pouvoirs du conseil d’administration tant qu’il y a quorum.

3.7 Révocation

Ainsi que le prévoit la Loi, les membres peuvent révoquer l’administrateur élu avant l’expiration de son mandat et élire tout particulier habile à exercer ce mandat pour combler la vacance et achever le mandat;
Le poste d’un administrateur peut être déclaré vacant par résolution ordinaire du conseil d’administration :
1. Si un administrateur, sans avoir été excusé par le conseil d’administration, est absent pour 3 réunions du conseil d’administration dans une période quelconque de douze (12) mois;
2. Si un administrateur ne respecte pas la Loi sur les hôpitaux publics, la Loi, les statuts, les règlements internes, les politiques ou les procédures de l’Association, y compris, mais sans s’y limiter, les exigences relatives à la confidentialité et aux conflits d’intérêts.

3.8 Élection et mandat

Les administrateurs sont élus et se démettent de leurs fonctions par alternance. Les administrateurs visés au paragraphe 3.1 a) sont élus pour un mandat de trois (3) ans, à condition qu’ils restent en fonctions jusqu’à la première des dates à laquelle le poste devient vacant aux termes des articles 3.6 ou 3.7 ou jusqu’à la fin de l’assemblée à laquelle leur successeur est élu ou nommé.

3.9 Demande pour devenir administrateur

Tout particulier désirant devenir administrateur de l’Association doit en faire demande par écrit au secrétaire au moins quarante-cinq (45) jours avant la date de l’assemblée annuelle.
Le secrétaire remet toute demande au comité de gouvernance qui, après l’avoir étudiée conformément à la procédure prescrite par le conseil d’administration pour la mise en candidature et l’élection, soumet ses recommandations au conseil d’administration.

3.10 Procédure de mise en candidature pour l’élection des administrateurs

Les mises en candidature pour l’élection des administrateurs à une assemblée des membres sont faites seulement :

par le conseil d’administration conformément à l’article 3.9 et toute autre procédure qu’il prescrit pour la mise en candidature et l’élection;
par au moins 5 % des membres suivant une proposition présentée à l’Association conformément aux exigences de la Loi et du présent règlement administratif.

3.11 Durée maximale du mandat

Chaque administrateur visé au paragraphe 3.1 a) est éligible à sa réélection, pourvu qu’il ne soit pas élu ou nommé pour un mandat dépassant neuf (9) années consécutives. Il peut aussi être réélu par la suite si au moins une (1) année s’est écoulée depuis la fin de son dernier mandat. La période de service antérieure à l’entrée en vigueur du présent règlement administratif est prise en compte dans le calcul des états de service d’un administrateur.
Malgré ce qui précède
1. un administrateur peut, par résolution du conseil d’administration, voir la durée maximale de son mandat prolongée uniquement pour lui permettre de succéder au poste de président ou d’en exercer les fonctions;
2. lorsqu’un administrateur est nommé pour achever le mandat d’un prédécesseur, ce mandat partiel est exclu du calcul du nombre maximal d’années de service.

3.12 Postes vacants

Pourvu qu’ils forment quorum, les administrateurs en fonctions peuvent pourvoir à tout poste qui devient vacant au conseil d’administration en nommant un particulier habile à en exercer les fonctions pour le reste du mandat, mais le nombre total d’administrateurs ainsi nommés ne peut dépasser le tiers du nombre d’administrateurs élus à l’assemblée annuelle précédente des membres. S’ils ne forment pas quorum ou qu’il y a eu défaut d’élire le nombre fixe ou minimal d’administrateurs prévu par les statuts, les administrateurs en fonctions convoquent sans délai une assemblée extraordinaire pour combler la vacance. L’administrateur nommé ou élu pour combler une vacance achève le mandat de son prédécesseur.

3.13 Rémunération des administrateurs

Les administrateurs ne reçoivent en cette qualité aucune rémunération ni aucun avantage direct ou indirect, mais peuvent se voir rembourser les dépenses raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leurs fonctions.

Article 4 - Réunions du conseil d’administration

4.1 Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut prévoir au moins une journée pour tenir ses réunions ordinaires aux lieu, date et heure indiqués. Une copie de la résolution du conseil d’administration indiquant les lieu, date et heure des réunions ordinaires est remise à chaque administrateur immédiatement après son adoption et, sous réserve de la Loi, aucun autre avis n’est exigé quant aux réunions ordinaires.
En plus des dispositions prévues au paragraphe 4.1 a) :
1. le conseil d’administration, le président, un vice-président ou le président-directeur général peut convoquer une réunion du conseil d’administration;
2. lle secrétaire convoque une réunion du conseil d’administration sur réception de la demande écrite de quatre administrateurs;
  cette réunion se tient aux lieu, date et heure indiqués dans l’avis s’y rapportant.
L’avis de convocation d’une réunion du conseil d’administration n’a pas besoin de préciser ni l’objet ni l’ordre du jour de la réunion, sauf si elle doit traiter de l’une ou l’autre des questions suivantes, auquel cas l’avis doit préciser cette question :
1. soumettre aux membres des questions qui requièrent leur approbation;
2. combler une vacance au sein du conseil d’administration ou une vacance du poste de vérificateur;
3. nommer des administrateurs supplémentaires;
4. émettre des titres de créance sans l’autorisation des administrateurs
5. approuver les états financiers annuels;
6. prendre, modifier ou abroger des règlements administratifs.

4.2 Participation par un moyen de communication téléphonique ou électronique

Si tous les administrateurs y consentent, tout administrateur peut participer à une réunion du conseil d’administration ou de l’un de ses comités par tout moyen de communication téléphonique ou électronique permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux pendant la réunion. L’administrateur ou le membre du comité qui participe de cette façon à une réunion est réputé, pour l’application de la Loi, avoir assisté à la réunion.

4.3 Avis

Tous les administrateurs sont avisés des réunions autres que les réunions ordinaires au moins 48 heures avant la réunion. Le président, un vice-président ou le président-directeur général peut convoquer la réunion au moyen d’un préavis moindre, de la façon qu’il estime indiquée, pourvu que l’avis soit remis à tous les administrateurs et que la majorité d’entre eux consentent à la tenue de la réunion. Il n’est pas nécessaire de donner avis de l’ajournement d’une réunion du conseil d’administration si les date, heure et lieu de la reprise sont annoncés à la réunion initiale

4.4 Quorum

Le quorum est constitué par la majorité des administrateurs, pourvu qu’une majorité des administrateurs présents soit des administrateurs élus.

4.5 Première réunion du conseil d’administration après l’assemblée annuelle

S’il y a quorum, le conseil d’administration peut, sans préavis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle des membres.

4.6 Personnes ayant le droit d’être présentes

Des invités peuvent être présents aux réunions du conseil d’administration, avec le consentement des participants, à l’invitation du président ou du président-directeur général. Le conseil d’administration peut adopter une politique concernant la présence du public à ses réunions.

4.7 Vote

Chaque administrateur doté d’une voix délibérative présent à une réunion du conseil d’administration dispose d’une voix par question soumise au vote.
Ainsi que l’exigent les règlements pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics, les administrateurs visés au paragraphe 3.1(b) n’ont pas le droit de voter en qualité d’administrateurs, mais ont par ailleurs le droit de recevoir un avis des réunions du conseil d’administration et d’assister et de participer à ces réunions ainsi que de recevoir les documents qui sont remis aux administrateurs avec voix délibérative.
L’administrateur n’a pas le droit de voter par procuration.
Toute question soulevée à une réunion du conseil d’administration se décide à la majorité des voix, sauf disposition contraire d’une loi ou du présent règlement administratif.
Le président de la réunion dispose d’une seconde voix pour départager les votes en cas d’égalité des voix.
Le vote sur toute question se tient au scrutin secret si un administrateur doté d’une voix délibérative présent le demande. Le président de la réunion procède au dépouillement des bulletins de vote. Dans les autres cas, le vote se fait à main levée.
Sauf si un vote par scrutin est demandé, l’inscription au procès-verbal d’une réunion précisant que le président de la réunion a déclaré une résolution adoptée ou rejetée fait foi, sauf preuve du contraire, de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des voix exprimées en faveur de la résolution ou contre elle.
Lors d’une réunion tenue par un moyen de communication téléphonique ou électronique, le président détermine le mode et le moment du scrutin y compris du scrutin secret.

4.8 Résolution écrite tenant lieu de réunion

La résolution signée par tous les administrateurs habiles à voter sur elle à une réunion du conseil d’administration a la même valeur que si elle avait été adoptée à une telle réunion.
La résolution signée par tous les membres d’un comité du conseil d’administration habiles à voter sur elle à une réunion du comité a la même valeur que si elle avait été adoptée à une telle réunion.

4.9 Acquiescement et dissidence

L’administrateur présent à une réunion du conseil d’administration ou d’un de ses comités est réputé avoir acquiescé à toutes les résolutions adoptées ou à toutes les mesures prises, sauf si, selon le cas :
1. sa dissidence est consignée au procès-verbal de la réunion;
2. il demande que sa dissidence soit consignée au procès-verbal de la réunion;
  cette réunion se tient aux lieu, date et heure indiqués dans l’avis s’y rapportant.
3. il avise de sa dissidence le secrétaire de la réunion avant la fin de celle-ci;
4. il présente un avis de sa dissidence au président immédiatement après la fin de la réunion.
L’administrateur qui, par vote ou acquiescement, approuve l’adoption d’une résolution n’a pas le droit de faire valoir sa dissidence en vertu de la présente disposition.
L’administrateur absent d’une réunion au cours de laquelle une résolution a été adoptée ou une mesure a été prise est réputé y avoir acquiescé, sauf si, au plus tard sept (7) jours après avoir pris connaissance de la résolution ou de la mesure, celui-ci :
1. fait consigner sa dissidence au procès-verbal de la réunion;
2. communique sa dissidence par écrit au président.

4.10 Ajournement de la réunion

Si le quorum n’est pas formé dans la demi-heure qui suit l’heure fixée pour une réunion du conseil d’administration, celle-ci est ajournée et la reprise a lieu dans les deux semaines qui suivent à une date que choisit le président de la réunion.

Article 5 - Communication des conflits d’intérêts

5.1 Communication des conflits

L’administrateur ou le dirigeant communique au président ou demande que soient consignées au procès-verbal des réunions du conseil d’administration la nature et l’étendue de son intérêt dans tout contrat ou opération – en cours ou projeté – d’importance avec elle, dans l’un ou l’autre des cas suivants :
1. il est partie à ce contrat ou à cette opération;
2. il est également administrateur ou dirigeant d’une partie à un tel contrat ou à une telle opération d’importance, ou il a un intérêt important dans cette partie
L’administrateur effectue la communication exigée par le paragraphe 5.1 a) à la première réunion :
1. au cours de laquelle le projet de contrat ou d’opération est étudié;
2. suivant le moment où il acquiert un intérêt dans le projet de contrat ou d’opération;
3. suivant le moment où il acquiert un intérêt dans un contrat ou une opération déjà conclue;
4. suivant le moment où il devient administrateur, s’il le devient après l’acquisition de l’intérêt.
Le dirigeant qui n’est pas administrateur effectue la communication exigée par le paragraphe 5.1 a) sans délai après :
1. avoir appris que le contrat ou l’opération – en cours ou projeté – a été ou sera examiné au cours d’une réunion du conseil d’administration;
2. avoir acquis un intérêt dans un contrat ou une opération déjà conclue;
3. être devenu dirigeant, s’il le devient après l’acquisition de l’intérêt.
Si le contrat ou l’opération – en cours ou projeté – ne requiert pas l’approbation du conseil d’administration ou des membres dans le cadre des activités normales de l’Association, l’administrateur ou le dirigeant communiquera au président ou demandera que soient consignées au procès-verbal de la réunion du conseil d’administration la nature et l’étendue de son intérêt dès qu’il aura connaissance du contrat ou de l’opération en question.
Sauf dans les cas où la Loi le permet, l’administrateur visé à le paragraphe 5.1 a) ne doit pas participer à la partie de la réunion du conseil d’administration au cours de laquelle est discuté le contrat ou l’opération ni au vote sur la résolution présentée pour le faire approuver.
Si le quorum nécessaire au vote sur la résolution présentée pour faire approuver le contrat ou l’opération n’est pas atteint uniquement parce qu’un administrateur n’a pas le droit d’assister à la réunion en raison de le paragraphe 5.1 e), les autres administrateurs sont réputés constituer le quorum pour les besoins du vote.
Pour l’application de l’article 5.1, constitue une communication suffisante de son intérêt dans un contrat ou une opération l’avis général donné par l’administrateur ou le dirigeant au conseil d’administration et portant qu’il est administrateur ou dirigeant d’une personne, qu’il y possède un intérêt important ou qu’il y a eu un changement important de son intérêt dans celle-ci et qu’il doit être considéré comme ayant un intérêt dans tout contrat ou opération conclu avec elle.
Le contrat ou l’opération assujetti à l’obligation de communication prévue à le paragraphe 5.1 a) n’est pas entaché de nullité, et l’administrateur ou le dirigeant n’est pas tenu de rendre compte à l’Association ou à ses membres des bénéfices qu’il en a tirés au seul motif qu’il a un intérêt dans le contrat ou l’opération ou que l’administrateur a assisté à la réunion au cours de laquelle est étudié le contrat ou l’opération ou a permis d’atteindre le quorum, si les conditions suivantes sont réunies :
1. l’administrateur ou le dirigeant a communiqué son intérêt conformément au présent article;
2. le conseil d’administration a approuvé le contrat ou l’opération;
3. au moment de son approbation, le contrat ou l’opération était équitable pour l’Association.
Les dispositions du présent article s’ajoutent à toute politique sur les conflits d’intérêts approuvée par le conseil d’administration.

Article 6 - Protection et indemnisation des administrateurs, dirigeants et autres personnes

6.1 Indemnisation des administrateurs et d’autres personnes

L’Association indemnise ses administrateurs, les membres nommés à un comité du conseil d’administration, ses dirigeants ou leurs prédécesseurs ainsi que les autres particuliers qui, à sa demande, agissent ou ont agi en qualité d’administrateur ou de dirigeant – ou exercent ou ont exercé des fonctions analogues – pour une autre entité, de tous leurs frais et dépenses raisonnables, y compris les sommes versées pour transiger sur un procès ou exécuter un jugement, entraînés par la tenue d’une enquête ou par des poursuites civiles, pénales, administratives ou autres dans lesquelles ils étaient impliqués à ce titre.
L’Association peut avancer des fonds pour permettre à tout particulier visé à le paragraphe 6.1 a) d’assumer les frais de sa participation à une procédure visée à cette disposition et les dépenses connexes, à charge de remboursement s’il ne satisfait pas aux conditions énoncées à le paragraphe 6.1 c).
L’Association ne peut indemniser un particulier en vertu du paragraphe 6.1 a) que si :
1. d’une part, il a agi avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de l’Association ou de l’autre entité, selon le cas;
2. d’autre part, dans le cas de poursuites pénales ou administratives aboutissant au paiement d’une amende, il avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi..
L’indemnisation prévue à le paragraphe 6.1a) ne s’applique pas à la responsabilité qu’un administrateur ou un dirigeant, ancien ou actuel, de l’Association ou un autre particulier pourrait subir ou engager à la suite d’une action ou omission de sa part à titre de membre du personnel professionnel.

Article 7 - Comités

7.1 Comités

Le conseil d’administration peut, à l’occasion, mettre sur pied les comités suivants :

les comités permanents, dont les fonctions sont normalement continues;
les comités spéciaux, qui sont créés à des fins précises et dont le mandat vient à échéance au moment de l’achèvement des tâches qui leur ont été confiées.

7.2 Attributions des comités du conseil d’administration

Les attributions des comités sont précisées dans la résolution du conseil d’administration par laquelle ils ont été créés ou dans l’énoncé de mandat ou la politique générale adoptée à leur égard par le conseil d’administration.

7.3 Membres et présidents des comités du conseil d’administration

À moins d’indication contraire dans un règlement administratif ou dans une résolution du conseil d’administration
1. le conseil d’administration nomme le président, le vice-président (le cas échéant) et les membres de chacun de ses comités;
2. un particulier qui est l’enfant, le parent, le frère ou la sœur d’un membre du personnel professionnel ou d’un employé de l’Association, n’a pas les qualités requises pour être nommé à un comité;
3. le président et le vice-président de chaque comité du conseil d’administration sont des administrateurs;
4. il n’est pas essentiel que tous les membres des comités (sauf le comité visé à l’article 7.5, le cas échéant) soient des administrateurs;
5. une majorité des membres des comités du conseil d’administration sont des administrateurs élus, sauf pour le comité médical consultatif et pour le conseil de la démarche qualité;
6. le président et le président-directeur général sont membres d’office de tous les comités du conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut, en tout temps, révoquer le président, le vice-président ou les membres de ses comités.

7.4 Procédures aux réunions des comités

Les procédures et le quorum aux réunions des comités du conseil d’administration sont établis par le président de chaque comité, sauf s’ils sont établis dans le présent règlement administratif, dans une résolution du conseil d’administration ou encore dans le mandat ou dans une politique générale du comité approuvé par le conseil d’administration.

7.5 Délégation à un comité

Le conseil d’administration peut déléguer tous ses pouvoirs à un comité composé entièrement d’administrateurs, à l’exception des pouvoirs suivants :

soumettre aux membres des questions qui requièrent leur approbation;
combler toute vacance au sein des administrateurs ou au poste de vérificateur;
nommer des administrateurs supplémentaires;
émettre des titres de créance sans l’autorisation du conseil d’administration;
approuver des états financiers annuels;
prendre, modifier ou abroger des règlements administratifs.

Article 8 - Dirigeants

8.1 Nombre de dirigeants

Il y a quatre (4) dirigeants de l’Association, soit un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire. Les dirigeants sont élus par les membres lors de l’assemblée annuelle, à l’exception du secrétaire qui agit à ce titre en raison de son poste. Les articles 8.2 à 8.5 du présent règlement ne s’appliquent pas au secrétaire.

8.2 Mandat

Les dirigeants de l’Association restent en fonction pour une période de trois (3) ans à partir de leur élection ou jusqu’à l’élection ou à la nomination de leurs successeurs, étant entendu que la reconduction de leur mandat sera confirmée annuellement lors de l’assemblée annuelle.

8.3 Éligibilité et renouvellement de mandat

Seuls les administrateurs élus sont éligibles aux postes de président, vice-président et trésorier de l’Association. Nul ne peut être élu dirigeant de l’Association pour une durée de plus de six (6) années consécutives à la même fonction. Après une absence d’au moins une (1) année dans cette fonction, ce particulier est rééligible au poste en question.

8.4 Mise en candidature

Tout particulier désirant devenir un dirigeant de l’Association en fait la demande par écrit au secrétaire au moins quarante-cinq (45) jours avant la date de l’assemblée annuelle. Le secrétaire remet toute demande au comité de gouvernance. Celui-ci, après avoir étudié toutes les demandes conformément aux politiques adoptées de temps à autre par le conseil d’administration, soumet ses recommandations à ce dernier.

8.5 Candidatures

Après délibérations, le conseil d’administration soumet ses propres recommandations au secrétaire qui les fait suivre aux membres de l’Association avec l’avis de convocation de l’assemblée annuelle.

8.6 Fonctions du président

Le président préside toutes les assemblées des membres de l’Association et les réunions du conseil d’administration, lorsqu’il y assiste; de plus, il représente l’Association et le conseil d’administration lorsqu’il est nécessaire ou opportun de le faire et exerce les autres pouvoirs et les autres fonctions que lui confie le conseil d’administration. Sauf disposition contraire d’un règlement administratif ou d’une résolution du conseil d’administration, le président est membre d’office de tous les comités du conseil d’administration. À ce titre, il ne possède pas de voix délibérative et n’est pas compté dans le quorum. Il agit à titre de président sortant du conseil d’administration pour une (1) année de la fin de son mandat comme président pour fournir l’assistance requise par son successeur.

8.7 Fonctions du vice-président

Le vice-président exerce les fonctions et les pouvoirs du président en cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir de celui-ci, ainsi que les autres fonctions que lui confie le conseil d’administration.

8.8 Fonctions du trésorier

Le trésorier assume la supervision de la gestion des finances de l’Association. Le trésorier :

rend compte au conseil d’administration de la situation financière de l’Association;
voit à ce que des livres et registres comptables adéquats soient maintenus;
voit à ce que les rapports financiers et états financiers requis soient rédigés et remis au conseil d’administration et à l’assemblée annuelle de l’Association;
supervise la gestion des politiques clés en matières financières;
préside le comité de gestion et d’audit ; et
accomplit toute autre tâche que lui confie le conseil d’administration.

8.9 Fonctions du président-directeur général et secrétaire

Le président-directeur général est à la fois le chef de la direction de l’hôpital aux fins de la Loi sur les hôpitaux publics et secrétaire. Comme président-directeur général il est responsable de l’application de la politique linguistique dans l’ensemble de l’hôpital. Il en rend compte au conseil d’administration. Il exerce également les fonctions de secrétaire de l’Association de manière générale et participe à toutes les assemblées des membres et à toutes les réunions du conseil d’administration et de ses comités afin de consigner les votes et de rédiger les procès-verbaux de toutes les délibérations dans les registres tenus à cette fin. Il prend des dispositions pour voir à son remplacement s’il doit être absent d’une réunion. Le secrétaire communique ou veille à ce que soient communiqués tous les avis des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration et de ses comités et il exerce toutes les autres fonctions que lui confie le conseil d’administration ou qui sont prescrites par les règlements administratifs. Le président-directeur général peut déléguer ses responsabilités à titre de secrétaire.

Article 9 - Association et finances

9.1 Sceau

Le conseil d’administration détermine la forme du sceau de l’Association, le cas échéant.

9.2 Signature des documents

Le président ou le trésorier, ainsi que le président-directeur général ou le chef de la direction financière, signent les actes scellés, transferts, cessions, contrats, ententes, actes d’hypothèque, actes translatifs de propriété, obligations, certificats et autres actes ou documents nécessitant la signature de l’Association. Tous les actes ou documents ainsi signés lient l’Association sans qu’aucune autre autorisation ou formalité ne soit nécessaire.
De plus, le conseil d’administration peut préciser la manière dont un acte ou un document donné ou une catégorie donnée d’actes ou de documents peut ou doit être signé ainsi que le ou les particuliers pouvant ou devant le signer.
Tout signataire autorisé peut apposer le sceau de l’Association sur un acte ou un document et attester qu’une copie d’un acte, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’Association est conforme à l’original.

9.3 Opérations bancaires

L’Association effectue ses opérations bancaires auprès des banques, des sociétés de fiducie ou des autres établissements financiers que le conseil d’administration choisit à l’occasion.

9.4 Exercice financier

À moins d’indication contraire du conseil d’administration et sous réserve de la Loi sur les hôpitaux publics, l’exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année.

9.5 Nomination du vérificateur

À chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur qui vérifie les comptes de l’Association et fait rapport aux membres à l’assemblée annuelle suivante.
Le vérificateur est titulaire d’un permis en règle délivré en vertu de la Loi de 2004 sur l’expertise comptable (Ontario) et est indépendant de l’Association et de ses administrateurs et dirigeants.
Le vérificateur exerce ses fonctions jusqu’à la clôture de l’assemblée annuelle suivante. Le conseil d’administration comble toutefois sans délai toute vacance fortuite du poste pour le reste du mandat en cours.
Le conseil d’administration fixe la rémunération du vérificateur.

9.6 Pouvoirs d’emprunt

Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, sans l’autorisation des membres :

contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l’Association;
émettre, réémettre, vendre ou mettre en gage les titres de créance de l’Association;
garantir, au nom de l’Association, l’exécution d’une obligation à la charge d’une autre personne;
grever d’une sûreté, notamment par hypothèque ou mise en gage, tout ou partie des biens présents ou futurs de l’Association afin de garantir ses obligations.

9.7 Placements

L’Association peut investir ses fonds de la manière que le conseil d’administration estime indiquée, sous réserve de ses statuts et des restrictions rattachées aux dons.

9.8 Dossiers

Le conseil d’administration veille à ce que tous les dossiers de l’Association exigés par ses règlements administratifs ou par toute loi applicable soient régulièrement et convenablement tenus.

Article 10 - Confidentialité

10.1 Confidentialité

Chaque administrateur, dirigeant, membre du personnel professionnel ou d’un comité du conseil d’administration, employé ou mandataire de l’Association respecte le caractère confidentiel des questions :

présentées au conseil d’administration ou à l’un de ses comités;
traitées dans le cadre de l’emploi d’un employé ou des activités d’un mandataire ou d’un membre du personnel professionnel qui se rapportent à l’Association.

10.2 Porte-parole du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut autoriser au moins un administrateur, dirigeant ou employé de l’Association à faire des déclarations aux médias ou au public au sujet des questions qui lui sont présentées.

Article 11 - Requis en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics et d’autres lois applicables

11.1 Personnel professionnel

L’hôpital compte un personnel professionnel dont la nomination et les fonctions sont prévues dans le règlement administratif sur le personnel professionnel.

11.2 Comités et programmes exigés

Le conseil d’administration veille à ce que l’Association établisse les comités et mette en œuvre les programmes exigés selon les lois applicables, y compris la Loi sur les hôpitaux publics et la Loi de 2010 sur l’excellence des soins pour tous, notamment un comité médical consultatif, un comité budgétaire consultatif et un comité de la qualité.

11.3 Comité budgétaire consultatif

Le président-directeur général nomme les membres du comité budgétaire consultatif devant être constitué aux termes du règlement pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics.

11.4 Chef de direction des soins infirmiers

Le président-directeur général veille à ce que des procédures appropriées soient en place pour la nomination du chef de direction des soins infirmiers.

11.5 Infirmières, infirmiers, autres professionnels et membres du personnel siégeant aux comités

Le président-directeur général approuve à l’occasion une marche à suivre concernant :

la participation du chef de direction des soins infirmiers, des infirmières et infirmiers gestionnaires, des infirmières et infirmiers de chevet, du personnel et d’autres professionnels de l’Association au processus décisionnel en matière d’administration, de finances, de fonctionnement et de planification;
l’élection ou la nomination du chef de direction des soins infirmiers, des infirmières et infirmiers gestionnaires, des infirmières et infirmiers de chevet et d’autres professionnels et membres du personnel de l’Association aux comités administratifs qu’il approuve pour qu’y siègent des représentants des infirmières et infirmiers, des membres du personnel ou des professionnels.

11.6 Chef de direction des soins infirmiers

Le président-directeur général veille à ce que soient conservées pendant au moins vingt-cinq (25) ans toutes les déclarations écrites faites à l’égard de la destruction des dossiers médicaux, des notes, des observations, des graphiques ou d’autres documents relatifs aux soins donnés aux malades et des photographies qui en sont faites.

11.7 Programme de santé et de sécurité au travail

Conformément aux règlements pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics, un programme de santé et de sécurité au travail est mis sur pied pour l’Association et prévoit une procédure relative à :
1. la garantie d’un lieu de travail sécuritaire et salubre;
2. l’utilisation sécuritaire des substances, de l’équipement et du matériel médicaux;
3. le recours à des pratiques de travail sécuritaires et salubres;
4. la prévention des accidents causant des blessures sur les lieux;
5. l’élimination des risques inutiles et la diminution des dangers inhérents au milieu de l’Association.
Le président-directeur général désigne un particulier comme responsable de la santé et de la sécurité au travail au sein de l’Association; ce particulier relève du président-directeur général ou de son délégué pour ce qui est de la mise en œuvre du programme de santé et de sécurité au travail.
Le président-directeur général fait rapport au besoin au conseil d’administration au sujet du programme de santé et de sécurité au travail.

11.8 Programme de surveillance médicale

Conformément aux règlements pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics, un programme de surveillance médicale est mis sur pied pour l’Association; le programme vise tous les particuliers exerçant des activités au sein de l’Association et comprend un programme de surveillance des maladies transmissibles.
Le président-directeur général désigne un particulier comme responsable de la surveillance médicale au sein de l’Association; ce particulier relève du président-directeur général ou de son délégué pour ce qui est de la mise en œuvre du programme de surveillance médicale.
Le président-directeur général fait rapport au besoin au conseil d’administration sur le programme de surveillance médicale.

11.9 Don d’organes

Conformément aux règlements pris en vertu de la Loi sur les hôpitaux publics, le conseil d’administration approuve une procédure visant à encourager les dons d’organes et des tissus en vue, notamment, d’identifier des donneurs éventuels et d’informer les donneurs éventuels et leur famille de la possibilité de faire de tels dons, et veille à la mise en œuvre de cette procédure au sein de l’Association.

Article 12 - Règles de procédure et politiques

12.1 Règles de procédure

Toutes les questions de procédure relatives aux assemblées des membres et aux réunions du conseil d’administration, du personnel professionnel ou des comités du conseil d’administration qui ne sont pas prévues dans le présent règlement administratif ou dans une loi applicable, dans les politiques ou dans les règlements régissant le personnel professionnel sont tranchées par le président de l’assemblée ou de la réunion conformément aux règles de procédure adoptées par le conseil d’administration ou, à défaut, à celles adoptées par le président de l’assemblée ou de la réunion.

12.2 Politiques

Le conseil d’administration peut, à l’occasion, adopter, modifier ou abroger des politiques selon ce qu’il juge nécessaire ou souhaitable dans le cadre de la gestion de ses activités et de son fonctionnement ainsi que de la conduite des administrateurs, des dirigeants et des membres de ses comités; cependant, chacune de ces politiques est compatible avec les dispositions du présent règlement administratif.

Article 13 - Avis

13.1 Avis

À moins d’indication contraire, tout avis devant être donné aux termes des règlements administratifs de l’Association peut être acheminé sous forme écrite par courrier affranchi, remis en mains propres ou transmis par un moyen de communication électronique, si son envoi est consigné, à l’administrateur, au dirigeant, au membre du comité du conseil d’administration, au membre ou au vérificateur concerné à l’adresse, selon le cas, qui figure dans les dossiers de l’Association.
Tous les avis envoyés par les moyens suivants sont irréfutablement réputés avoir été reçus :
1. s’ils sont envoyés par un moyen de communication électronique, le premier jour ouvrable suivant leur transmission;
2. s’ils sont remis en mains propres, au moment de leur remise;
3. s’ils sont envoyés par courrier affranchi, le cinquième jour ouvrable suivant leur mise à la poste, sous réserve du paragraphe 13.1 c).
Malgré les dispositions qui précèdent concernant la mise à la poste, s’il est raisonnablement possible de prévoir qu’en raison d’une grève, d’un lock out ou d’un événement semblable menant à l’interruption du service postal, un avis ne sera pas reçu par son destinataire au plus tard le cinquième jour ouvrable suivant sa mise à la poste, ce dernier moyen ne constituera pas un moyen efficace d’acheminer l’avis, qui devra plutôt être envoyé par un autre mode permettant raisonnablement de prévoir que son destinataire le recevra rapidement.
Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse inscrite aux dossiers d’un administrateur, d’un dirigeant, d’un membre ou d’un vérificateur selon les renseignements qu’il juge dignes de foi.

13.2 Calcul des délais

Dans l’établissement de la date à laquelle un avis doit être donné aux termes d’une disposition des règlements administratifs prescrivant un nombre précis de jours pour la remise d’un avis d’une réunion, d’une assemblée ou d’un autre événement, la date de remise de l’avis est exclue et le délai d’avis prend fin à minuit le dernier jour du délai, sauf si ce dernier jour est férié, auquel cas le délai prend fin à minuit le premier jour non férié qui suit.

13.3 Omissions et erreurs

L’omission accidentelle de donner un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou au vérificateur de l’Association, la non-réception d’un avis par ce destinataire ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’en modifie pas la teneur n’a pas pour effet d’invalider une mesure prise à une réunion ou à une assemblée visée par l’avis ou fondée par ailleurs sur cet avis.

13.4 Renonciation à l’avis

Le membre, l’administrateur, le dirigeant, le membre d’un comité du conseil d’administration ou le vérificateur de l’Association peut renoncer par écrit à un avis devant lui être donné aux termes de la Loi sur les hôpitaux publics, de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’Association, avant ou après la réunion ou l’assemblée à laquelle l’avis se rapporte et la renonciation, transmise avant ou après l’assemblée, la réunion ou l’événement au sujet duquel la remise de l’avis est exigée remédie à tout manquement relatif à cette remise. La présence et la participation à une réunion ou à une assemblée valent renonciation à l’avis, sauf si l’administrateur ou le membre y assiste spécialement pour s’opposer aux délibérations au motif qu’elle n’a pas été régulièrement convoquée.

Article 14 - Règlements administratifs

14.1 Règlements administratifs et modifications

Le conseil d’administration peut prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif régissant les activités ou les affaires internes de l’Association, sauf un règlement administratif visant :
1. à ajouter, modifier ou supprimer une disposition concernant le transfert des adhésions;
2. à changer la manière d’aviser les membres;
3. à changer la manière dont les membres qui ne sont pas présents aux assemblées sont autorisés à voter.
À l’assemblée suivante, le conseil d’administration soumet les mesures prises en vertu du paragraphe 14.1 a) aux membres qui, par résolution ordinaire, les confirment, les rejettent ou les modifient.
Sous réserve du paragraphe 14.1 f), les mesures prennent effet à compter de la date de la résolution du conseil d’administration.
Après confirmation ou modification par les membres, les mesures demeurent en vigueur dans leur teneur initiale ou modifiée, selon le cas.
Les mesures cessent d’avoir effet si le conseil d’administration ne les soumet pas aux membres comme l’exige le paragraphe 14.1 b) ou que les membres les rejettent.
Si un règlement administratif, une modification ou une abrogation cesse d’avoir effet, toute résolution ultérieure du conseil d’administration visant essentiellement le même but ou le même effet ne prend effet qu’après avoir été confirmée ou modifiée par les membres.
En cas de rejet ou de modification du règlement administratif ou d’une partie du règlement administratif ayant pris effet conformément au présent article, ou de refus de l’approuver, aucun droit acquis ou mesure prise au titre d’un règlement administratif n’est vicié par ce rejet, cette modification ou ce refus.

14.2 Modifications apportées au règlement administratif sur le personnel professionnel

Les procédures énoncées dans le règlement administratif sur le personnel professionnel sont suivies avant le déclenchement du processus prévu à l’article 14.1 à son égard.