Répertoire de documents généraux et banque de renseignements personnels
Le répertoire contient les 10 différentes catégories de documents dont l’Hôpital Montfort a la garde et le contrôle, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Documents généraux
Documents sur l’administration et la gouvernance générale de l’hôpital, dont ceux du conseil d’administration. Cette catégorie inclut les organigrammes, les chartes de comités, les ordres du jour, les procès‑verbaux et l’information sur les services et les programmes.
Renseignements personnels
| Nom : | Demande de mise en candidature |
| Localisation : | Direction générale |
| Autorité légale : | Loi sur les personnes morales |
| Renseignements conservés : | Nom, langues parlées, adresse postale, téléphone (domicile), adresse courriel, sexe, fonction actuelle |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gouvernance et mise en candidature |
| Utilisateur(s) : | Conseil de mise en candidature, chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire de la direction générale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Membres de l’Association de l’Hôpital Montfort |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Liste membres du conseil d’administration |
| Localisation : | Direction générale |
| Autorité légale : | Loi sur les personnes morales |
| Renseignements conservés : | Nom, profession ou secteur d’activité, adresse, téléphone à (domicile) date de naissance |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gouvernance |
| Utilisateur(s) : | Chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire à la direction générale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Membres du conseil d’administration |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Demande de mise en candidature |
| Localisation : | Direction générale |
| Autorité légale : | Loi sur les personnes morales |
| Renseignements conservés : | Curriculum vitae (Nom, adresse postale, téléphone (domicile), téléphone cellulaire, courriel (domicile), date et lieu de naissance, études et diplômes, historique d’emplois, biographie, activités bénévoles, références) |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gouvernance et mise en candidature |
| Utilisateur(s) : | Conseil de mise en candidature, chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire de la direction générale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Membres du conseil d’administration |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Grille de renseignements personnels |
| Localisation : | Direction générale |
| Autorité légale : | Loi sur les personnes morales |
| Renseignements conservés : | Nom, date de naissance, adresse, courriel, téléphone, télécopieur, cellulaire, marque de véhicule et matricule (numéro de plaque), nom de l’adjointe |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gouvernance |
| Utilisateur(s) : | Chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire à la direction générale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Membres du conseil d’administration |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Listes du personnel et dotation |
| Localisation : | La plupart des services |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse courriel, numéro de téléphone à la maison, numéro de cellulaire |
| Usage(s) : | Contacter employés pour des raisons liées à l’emploi : ex. horaires, rappel d’employés |
| Utilisateur(s) : | Cadres et employés |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Documents généraux
Documents sur la gestion des ressources médicales et des sages-femmes, ainsi que la structure médicale, dont le comité médical consultatif, les autres comités médicaux et la correspondance avec les partenaires externes.
Renseignements personnels
| Nom : | Base de données Intranet – Personnel médical et dentaire, résidents et étudiants |
| Localisation : | Réseau de l’Hôpital |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Coordonnées professionnelles, sexe, numéros de téléphone, cellulaire et télécopieur personnels |
| Usage(s) : | Contacter le personnel médical et dentaire, résidents et étudiants |
| Utilisateur(s) : | Employés de l’Hôpital |
| Catégorie(s) de particuliers : | Personnel médical et dentaire, résidents et étudiants |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Base de données Access - Personnel médical et dentaire (comprenant les sages-femmes) |
| Localisation : | Direction médicale |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, CPSO ou CSFO, ACPM (code), sexe, date de naissance, numéro de facturation, numéro d’assurance sociale, case au salon du courrier des médecins, département, service/groupe, coordonnées personnelles et professionnelles, statut et privilèges actuels, date d'entrée en fonction. |
| Usage(s) : | Utilisation interne au bureau de la Direction médicale seulement. |
| Utilisateur(s) : | Employés de la Direction médicale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Demande de renouvellement de nomination |
| Localisation : | Direction médicale |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom du médecin, coordonnées postales et téléphoniques, personnelles et professionnelles, statut et droits de traitement médicaux (et changements demandés si applicable), numéro de facturation, enseignement médical continu, questions relative à une restriction sur le permis de pratique (jugements civils ou criminels, privilèges réduits ou révoqués), recommandation du chef de département et du médecin-chef. |
| Usage(s) : | Gérer le processus des privilèges. |
| Utilisateur(s) : | Employés de la Direction médicale, Comité d'examen des titres, Comité médical consultatif, Conseil d’administration. |
| Catégorie(s) de particuliers : | Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et règlements interne de l’hôpital |
| Nom : | Demande de nomination |
| Localisation : | Direction médicale |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom du médecin, statut demandé, département, date et lieu de naissance, citoyenneté, adresses personnelle et professionnelle, coordonnées téléphoniques privées et professionnelles, adresse courriel personnelle, numéro d’assurance sociale, éducation, Internat et résidence, LMCC, CPSO, OHIP, langues parlées et écrites, affiliation à d'autres hôpitaux, associations médicales, questions relatives à une restriction sur le permis de pratique (jugements civils ou criminels, privilèges suspendus, réduits ou révoqués), expérience, références, droits de traitements spéciaux demandés, lettres de références, preuve de CPSO, d'ACPM, engagement de confidentialité, photo et curriculum vitae. |
| Usage(s) : | Gérer le processus des privilèges. |
| Utilisateur(s) : | Employés de la Direction médicale, Comité d'examen des titres, Comité médical consultatif, Conseil d’administration. |
| Catégorie(s) de particuliers : | Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et règlements interne de l’hôpital |
Documents généraux
Affaires universitaires
- Documents sur la gestion des ressources et des services, ainsi que l’enseignement professionnel et interprofessionnel
- Documents sur le Centre Prométhée : développement professionnel, formation médicale continue
- Documents sur les affiliations universitaires et de recherche
Recherche
- Documents liés à l’Institut du savoir Montfort, notamment les documents sur la gouvernance, l’administration, les recherches, les comités, ainsi que l’approbation et l’évaluation éthique des projets de recherche.
Documents généraux
Documents sur les communications de l’hôpital avec ses employés, les médias et ses partenaires de la collectivité. Identité visuelle, publications, traductions, site Web et portail des employés de l’hôpital.
Renseignements personnels
| Nom : | Photos |
| Localisation : | Direction des communications |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Photos d’individus et événements |
| Usage(s) : | Besoins de publicité, d’affichage à l’interne et à l’externe |
| Utilisateur(s) : | Direction des communications et autres secteurs, sur demande |
| Catégorie(s) de particuliers : | Bénévoles, employés, membres du personnel médical et dentaire, stagiaires, patients, visiteurs, public |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Formulaire consentement à la publication de photos ou vidéos |
| Localisation : | Direction des communications |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Adresse et numéros de téléphone |
| Usage(s) : | Obtenir le consentement des individus, communiquer avec ceux-ci |
| Utilisateur(s) : | Direction des communications |
| Catégorie(s) de particuliers : | Bénévoles, employés, membres du personnel médical et dentaire, stagiaires, patients, visiteurs, public |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Coordonnées, résidents du secteur |
| Localisation : | Direction des communications |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Adresse et nom des résidents |
| Usage(s) : | Communication avec les résidents |
| Utilisateur(s) : | Direction des communications, direction générale |
| Catégorie(s) de particuliers : | Résidents du secteur |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Documents généraux
Activités financières
- Documents sur la gestion des activités financières de l’hôpital, dont les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, le rapprochement de comptes et les opérations comptables.
Approvisionnement
- Documents sur l’approvisionnement, dont les contrats et les ententes.
Équipements et fournitures
- Documents sur la gestion des équipements et des fournitures.
Renseignements personnels
| Nom : | Rapports d’ambulance |
| Localisation : | Comptabilité |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990, Loi de l’impôt sur le revenu |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse et date de naissance du patient, lieu de l’événement, renseignements cliniques |
| Usage(s) : | Facturer le patient |
| Utilisateur(s) : | Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients |
| Conservation et destruction : | Année financière en cours |
| Nom : | Registre de patients |
| Localisation : | Comptabilité |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990, Loi de l’impôt sur le revenu |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, numéros de téléphone, date de naissance, âge, renseignements cliniques, numéro carte santé |
| Usage(s) : | Facturation, individus et assurances |
| Utilisateur(s) : | Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Rapports d’impôt |
| Localisation : | Comptabilité |
| Autorité légale : | Loi de l’impôt sur le revenu |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, date de naissance, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, revenu annuel |
| Usage(s) : | Déterminer taux par jour pour patients en attente de placement |
| Utilisateur(s) : | Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Registre des fournisseurs |
| Localisation : | Comptabilité |
| Autorité légale : | Loi de l’impôt sur le revenu |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, renseignements bancaires |
| Usage(s) : | Émission des paiements des fournisseurs et des T4A à la fin de l’année financière |
| Utilisateur(s) : | Commis aux comptes payables, techniciens à la comptabilité |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés, médecins, consultants, fournisseurs |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Documents généraux
Documents portant sur les liens avec nos partenaires ainsi que l’accessibilité, l’entretien et la réparation des installations, l'aménagement de l’espace, l’entretien ménager, la nutrition, la sécurité, le stationnement et le service de porteurs.
Renseignements personnels
| Nom : | Base de données Stationnement |
| Localisation : | Services de soutien intégrés |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom de la personne ainsi que l'adresse, numéro de téléphone, numéro de plaque d'immatriculation, numéro d'employés |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gestion du stationnement |
| Utilisateur(s) : | Secrétaire des services de soutien intégrés, gestionnaire principal et gestionnaire de la sécurité |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés, médecins, bénévoles, étudiants, résidents et entrepreneurs |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Formulaire 1 |
| Localisation : | Services de soutien intégrés |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom et date de naissance du patient, médecin, infirmière, agents de sécurité |
| Usage(s) : | Usage interne pour la gestion des surveillances de patient |
| Utilisateur(s) : | Agents de sécurité et gestionnaire de la sécurité |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Rapport d’incident et registre d’incidents quotidiens – service de sécurité |
| Localisation : | Services de soutien intégrés |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, numéro de téléphone, sexe et date de naissance de l’individu, nom de l'agent de sécurité et nom des personnes impliquées dans l'incident, détails sur la nature de l’incident, numéro de cas, numéro de rapport de police, déclaration des témoins |
| Usage(s) : | Documentation de l’incident et usage interne par les services de soutien intégrés pour faire le suivi des incidents |
| Utilisateur(s) : | Agents de sécurité et gestionnaire de la sécurité |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients, visiteurs, personnel médical et infirmier, employés |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Avis d’interdiction à la propriété |
| Localisation : | Centre de surveillance de la sécurité |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom de la personne, adresse, date de naissance, description de la personne |
| Usage(s) : | Afin d’interdire l’accès à la propriété et pour usage interne pour la gestion par le service de sécurité |
| Utilisateur(s) : | Superviseur, agent de sécurité |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés, patients, visiteurs |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Base de données, cartes d’accès et photos
| Nom : | |
| Localisation : | Services de soutien intégrés |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Photos de l’employé, numéro de carte, nom et titre de l’employé |
| Usage(s) : | Contrôler les accès des employés aux différents secteurs de l’hôpital et assurer la sécurité des lieux |
| Utilisateur(s) : | Personnel des services de soutien intégrés |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés, médecins, bénévoles, étudiants, résidents et entrepreneurs |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Documents généraux
Planification et transformation
- Documents sur les projets d'immobilisations, la gestion de projets, la transformation, ainsi que les politiques et les procédures de l’établissement.
Technologies de l’information
- Documents sur la gestion opérationnelle des technologies et des systèmes d’information de l’hôpital, notamment ceux traitant de la gestion de projets, de la conception de systèmes, de la formation et du soutien technique.
Planification stratégique
- Documents sur le plan stratégique de 2011‑2015 : planification, lancement et mise en œuvre.
Renseignements personnels
| Nom : | Gestion des systèmes et des comptes |
| Localisation : | Service des technologies de l’information et des systèmes |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, nom d’usager, mot de passe, coordonnées personnelles, numéro d’employé |
| Usage(s) : | Attribution de postes téléphoniques, comptes d’usagers, accès |
| Utilisateur(s) : | Employés service des technologies de l’information et des systèmes |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés, personnel médical et dentaire, étudiants, bénévoles |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et politique Montfort sur le système de courrier électronique |
Documents généraux
Documents sur les programmes cliniques, notamment la prestation des services, la gestion des soins et l’amélioration continue des services.
Les documents ont trait aux différents services cliniques, aux services diagnostiques, à la dotation, à la pharmacie, aux soins palliatifs, à la gestion des départs, au travail social, à l’éthique clinique, à la pastorale et au service des bénévoles.
Pratique professionnelle
- Documents sur l’orientation, l’intégration, les techniques de soins, les directives médicales, les cheminements cliniques, les protocoles, les feuillets d’information au patient, la documentation du dossier clinique, les pratiques exemplaires, les normes de pratique, la gestion des systèmes reliés aux soins.
Renseignements personnels
| Nom : | Données biométriques |
| Localisation : | Service de pharmacie |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom de l’employé, titre d’emploi, image codée du doigt |
| Usage(s) : | Accès au cabinet décentralisé |
| Utilisateur(s) : | Directeure |
| Catégorie(s) de particuliers : | Personnel infirmier et médical |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Consentement pour prise de photos |
| Localisation : | Bureau des éducatrices cliniques |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom et prénom de l’individu |
| Usage(s) : | Obtenir le consentement des individus pour la prise de photos |
| Utilisateur(s) : | Éducatrices cliniques |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés et patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Photos |
| Localisation : | Bureau des éducatrices cliniques |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Image de la personne photographiée |
| Usage(s) : | Enseignement et information interne |
| Utilisateur(s) : | Éducatrices cliniques |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés et patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Adresses courriel personnelles d’employés |
| Localisation : | Bureau des éducatrices cliniques |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Adresse courriel, nom et prénom |
| Usage(s) : | Communication avec les employés |
| Utilisateur(s) : | Éducatrices cliniques |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Dossier du bénévole – papier et électronique |
| Localisation : | Service des bénévoles |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, no tél. (domicile, travail, cellulaire) adresse courriel, langues parlées et écrites, contact en cas d'urgence, statut (p. ex. retraité, étudiant, etc.), horaire, placement, numéro de plaque d'immatriculation (si besoin de stationnement), photo, numéro de carte d'identité, nationalité, éducation, expérience de travail, date de début, date de départ, raison du départ, appréciation, entrevue, nombre d'heures de bénévolat accomplies (date, heure, etc.), nom, titre et signature des personnes qui offrent la référence, référence, résumé de l’entrevue, formulaire d’inscription, vérification policière, attestation service de santé sur TB et autres vaccinations |
| Usage(s) : | Gestion des bénévoles: processus de sélection (filtrage, etc.), placement, reconnaissance, supervision, formation, communication, usage interne, communication |
| Utilisateur(s) : | Gestionnaire, coordonnatrice, bénévoles qui aident dans le bureau du service |
| Catégorie(s) de particuliers : | Bénévoles |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et politique intra-service 090 |
Documents généraux
Affaires clinico-administratives avec la clientèle
- Documents portant sur l’accueil des patients ainsi que les télécommunications.
Gestion de la qualité et des risques
- Documents sur l’agrément, l’amélioration de la qualité, la satisfaction de la clientèle, la sécurité des patients, la prévention des infections, la gestion des risques.
Performance, aide à la décision et protection de la vie privée
- Documents sur la codification, la performance organisationnelle, l'aide à la décision, les archives cliniques, la transcription médicale, l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Renseignements personnels
| Nom : | Demandes d’accès à l’information soumises en vertu de la LAIPVP (Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) |
| Localisation : | Service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Autorité légale : | Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Renseignements conservés : | Noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone, numéros de télécopieur, relevés de paiement |
| Usage(s) : | Correspondance avec le requérant dans le cadre du traitement d’une demande d’accès |
| Utilisateur(s) : | Coordonnatrice et conseiller, accès à l’information et protection de la vie privée, directeur, gestion de la performance et de l’information de santé, vice-président, qualité et performance organisationnelle, président-directeur général |
| Catégorie(s) de particuliers : | Requérants sous la LAIPVP |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Atteintes à la vie privée, plaintes et verrouillages sous la LPRPS (Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé) |
| Localisation : | Service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone, numéro de dossier clinique |
| Usage(s) : | Traitement des atteintes à la vie privée, des plaintes et des verrouillages |
| Utilisateur(s) : | Personnel, service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients, personnes déposant une plainte ou une demande |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Demandes d’accès sous la LPRPS |
| Localisation : | Service des archives cliniques |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Renseignements personnels sur les requérants Nom, adresse, numéros de téléphone, adresse courriel, numéro de télécopieur |
| Usage(s) : | Répondre aux demandes d’accès sous la LPRPS |
| Utilisateur(s) : | Employés service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Catégorie(s) de particuliers : | Requérants des demandes d’accès sous la LPRPS |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Demandes d’accès à l’information sous la LPRPS, aucun renseignement à Montfort |
| Localisation : | Service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, numéro de carte santé, date de l’événement, diagnostic, date de visite donnée par le requérant, noms des plus proches parents, dates de naissance des parents |
| Usage(s) : | Contrôle des requêtes répondues, aucun renseignement à Montfort |
| Utilisateur(s) : | Personnel, service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Catégorie(s) de particuliers : | Individu, aucun renseignement à Montfort |
| Conservation et destruction : | Une année |
| Nom : | Registre de décès |
| Localisation : | Service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, numéro de dossier clinique, date de naissance, adresse, nom du médecin traitant, dons d’organe |
| Usage(s) : | Gérer et répertorier les décès |
| Utilisateur(s) : | Personnel, service de l’accueil et le service d’accès à l’information et protection de la vie privée |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients décédés |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
| Nom : | Dossier de renseignements personnels sur la santé |
| Localisation : | Archives cliniques, portail clinique et services de l’Hôpital |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, numéros de téléphone, date de naissance, sexe, renseignement sur les assurances, numéro carte santé, personne à rejoindre et ses coordonnées, plus proche parent et ses coordonnées, répondant et ses coordonnées, antécédents médicaux, résultats des tests et examens, maladies, correspondance, évaluations, diagnostics, traitements, consultations, dons d’organe |
| Usage(s) : | Soins aux patients, à des fins légales, administratives, de recherche et d’enseignement |
| Utilisateur(s) : | Personnel autorisé par l’établissement |
| Catégorie(s) de particuliers : | Patients |
| Conservation et destruction : | Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration |
Documents généraux
Recrutement
- Documents sur la dotation, le recrutement, la rétention, la relève, le programme de reconnaissance.
Ressources humaines
- Documents sur la rémunération, les relations de travail, l’emploi, les contrats, l’évaluation du rendement, la santé et la sécurité au travail, ainsi que les dossiers d’employés.
Qualité de vie au travail
- Documents sur la qualité de vie au travail.
Renseignements personnels
| Nom : | Registre de paie |
| Localisation : | Service de la paie |
| Autorité légale : | Loi de 2000 sur les normes d’emploi, c.41. Loi sur l’assurance emploi |
| Renseignements conservés : | Nom, adresse, téléphone, taux horaire, salaire, cotisation provinciale et fédérale, cotisation syndicale, assurances collectives, fond de pension, stationnement, saisie sur le salaire, temps supplémentaire, code de paie, relevé d’emploi, raison fin d’emploi |
| Usage(s) : | Usage interne au service de la paie ou ressources humaines |
| Utilisateur(s) : | Personnel du service de la paie |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés |
| Conservation et destruction : | Six ans après la date de départ de l’employé, après seuls les documents servant à la confirmation d’emploi seront conservés et ce pour une période de vingt-cinq (25) ans suivant la date de départ |
| Nom : | Assurances collectives |
| Localisation : | Direction des ressources humaines |
| Autorité légale : | Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 |
| Renseignements conservés : | Nom de l’employé, adresse, téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale, nom des personnes à charge, date de naissance des personnes à charge, nom du conjoint et date de naissance, nom du bénéficiaire, téléphone du bénéficiaire, (célibataire ou familial) |
| Usage(s) : | Usage interne au service des ressources humaines |
| Utilisateur(s) : | Personnel direction des ressources humaines |
| Catégorie(s) de particuliers : | Employés |
| Conservation et destruction : | Six ans après la date de départ de l’employé, après seuls les documents servant à la confirmation d’emploi seront conservés et ce pour une période de vingt-cinq (25) ans suivant la date de départ |