Sur les lignes de front : Édition approvisionnement

15 mai 2020

 

Daniel Anctil est directeur de l’Approvisionnement, de la Logistique et de l’Unité de retraitement des dispositifs médicaux à Montfort. Alors que son hôpital réinvente la façon dont il fournit des soins sur les lignes de front, dans les coulisses, lui et son équipe réinventent la façon dont ils l’approvisionnent, pour permettre à leurs collègues de sauver des vies.

Daniel nous raconte comment lui et son équipe vivent la pandémie—les inquiétudes et les enjeux auxquels ils font face, ainsi que les miracles qu’ils parviennent à réaliser au quotidien.

« Le 13 mars, Montfort créait son Centre de commande des mesures d’urgence, pour planifier ses opérations en vue de la COVID-19. Le lendemain matin, j’assistais à une formation sur le modèle de gestion des incidents, à la suite de laquelle je me suis rendu directement au Centre de commande. Ce jour-là, je savais que ça ne serait pas comme d’habitude. On est tout de suite passé de la théorie à la pratique. C’est à partir de ce moment-là qu’on a connu une explosion d’enjeux en approvisionnement et en gestion du matériel.

La première chose qu’on a fait est établir un lien avec le Service de prévention des infections. Chaque semaine, son gestionnaire nous informait de l’évolution du coronavirus, du contrôle des infections et des initiatives que Santé publique Ottawa met en place. Ces renseignements sont critiques pour nous permettre de planifier adéquatement et nous assurer que l’hôpital ne manquera de rien.

Les équipements de protection individuelle (ÉPI) sont notre principal défi depuis le début de la pandémie. Heureusement, dès la première fin de semaine, des membres de la haute direction ont réussi à identifier des sources potentielles dans la communauté. Nous avons reçu des offres de dentistes et de médecins de famille qui pouvaient nous donner des masques de protection, des gants, des écouvillons et d’autres fournitures.

De nombreuses personnes nous ont aussi donné des références pour aller chercher des dons d’ÉPI. Grâce à ces références, on a créé un partenariat avec des étudiants en génie à l’Université d’Ottawa pour la production de visières à l’aide d’imprimantes 3D; La Cité nous a prêté des lits et des civières, et nous a donné des boîtes de fournitures; et plusieurs couturières dans la communauté confectionnent des masques pour nos quelques visiteurs, dont les papas au Centre familial de naissance.

On a également reçu de nombreuses offres de dons. Alors que la Fondation Montfort recueille les dons en argent, dès qu’on nous avise d’une offre de don d’équipement, on se fait un devoir de communiquer rapidement avec les donateurs en question, afin qu’ils sachent que leur contribution est importante et qu’elle fait une grande différence pour notre personnel et nos patients. On compile aussi le nom de tous les donateurs, afin d’être en mesure de les remercier adéquatement quand la pandémie sera terminée.

Un autre défi lié aux ÉPI était que les directives concernant leur port changeaient d’une journée à l’autre. Sur les étages, la vision des membres du personnel était parfois différente des directives des autorités. Il a fallu mettre en place des processus de contrôle, pour avoir une idée claire de nos inventaires et s’assurer que les différentes unités utilisaient les ÉPI de la façon appropriée. Mettre un masque N95 pour une procédure qui ne le nécessite pas, ça peut donner un faux sentiment de sécurité et c’est du gaspillage! Heureusement, le ministère et les autorités de santé publique ont clarifié les directives, qui demeurent en constante évolution.

Une autre solution qu’on explore pour surmonter le défi des ÉPI est la réutilisation des masques N95. En collaboration avec l’Institut du savoir Montfort et de l’un de ses partenaires en recherche, on est à mettre au point un processus de stérilisation des masques N95. Ce processus pourrait aussi s’étendre à d’autres ÉPI éventuellement. Ça pourrait être un « game changer » si on réussit à les stériliser de façon sécuritaire.

Nous avons fait des pieds et des mains pour mettre en place des processus de distribution et de contrôle pour combler les besoins du personnel infirmier et médical. En plus, nous avons contribué à mettre sur pied la clinique de soins COVID-19 située sur le chemin Heron.

Des membres de l'équipe d'approvisionnement

Photo (de gauche à droite) : Matthieu Laplante, Daniel Anctil, Pierre-Luc Malboeuf et Jonathan Roy, de l’équipe d’approvisionnement

Récemment, Montfort a aussi dû venir en renfort à deux établissements de soins de longue durée qui lui ont été assignés par le ministère de la Santé. Pour le Service de l’approvisionnement, c’est un travail extrêmement exigeant qui demande énormément d’efforts, de coordination et de collaboration, non seulement pour répondre aux besoins des différents établissements, mais aussi aux inquiétudes du personnel.

De plus, nous avons sécurisé des sources alternatives d’approvisionnement. Puisque tous les établissements de santé se dirigeaient vers les mêmes sources, les inventaires de nos fournisseurs habituels étaient « à sec ».

Quand on a commencé à faire affaires avec ces nouvelles sources, on devait d’abord valider les spécifications techniques des équipements avec les cliniciens, ce qui était très long. Par le temps qu’on répondait aux fournisseurs, soit que le prix avait augmenté considérablement ou que les fournitures requises n’étaient plus disponibles.

Puisque l’approvisionnement est une question d’offre, de demande et de disponibilité, on a vu des fournitures qui coûtaient parfois 20 fois plus cher que d’habitude, ce qui nous a forcé à changer notre façon de faire les choses. Pour remédier à cette situation, une clinicienne a été dédiée au groupe d’approvisionnement, dans le but d’expédier les processus de validation.

Un bon exemple d’une source alternative est celui du désinfectant pour les mains, pour lequel on est rendu avec cinq ou six fournisseurs. À partir d’une référence, on a communiqué avec la microdistillerie locale North of 7, située sur le boulevard Saint-Laurent, qui fait habituellement du gin, de la vodka, du rhum et du whisky. Ce qui est intéressant, c’est que leur désinfectant fait de la mousse, alors on peut l’utiliser dans nos distributrices murales!

On répond aussi aux besoins comme les ventilateurs. Les manufacturiers nous ont donné des directives sur comment transformer nos appareils à anesthésie en ventilateur. On a aussi devancé notre commande de nouveaux ventilateurs et d’appareils à anesthésie dont l’achat était déjà prévu.

Le travail en approvisionnement et en gestion du matériel, ça change beaucoup d’une journée à l’autre. Heureusement, on a maintenant une meilleure idée où on s’en va, mais surtout, on a une équipe de professionnels engagés et compétents, qui s’affairent à répondre aux besoins grandissants de Montfort et des autres entités maintenant sous sa responsabilité. Ils travaillent dans les coulisses, mais leur impact sur les lignes de front n’est rien de moins que vital et c’est un honneur pour moi d’avoir le privilège de les côtoyer au quotidien. »

Si vous avez contribué au fonds d'urgence COVID-19 de Montfort, nous vous sommes profondément reconnaissants pour votre générosité. Votre don a permis à Montfort de se préparer adéquatement pour répondre aux besoins liés au coronavirus qui surviennent au fur et à mesure que la situation évolue.

Nous sommes toujours à la recherche de dons d'ÉPI et de repas pour notre personnel de première ligne. Si vous pouvez nous aider, veuillez communiquer avec :

Notre objectif est de continuer à vous transporter régulièrement sur nos lignes de front. N’hésitez pas à consulter notre site web régulièrement pour lire d'autres témoignages des anges gardiens dévoués de Montfort.