Répertoire de documents généraux et banque de renseignements personnels

Le répertoire contient les 10 différentes catégories de documents dont l’Hôpital Montfort a la garde et le contrôle, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

  1. Administration et gouvernance
  2. Administration médicale
  3. Affaires universitaires et recherche
  4. Communications et relations publiques
  5. Finances
  6. Partenariats et services de soutien
  7. Planification et développement
  8. Programmes cliniques
  9. Qualité et performance organisationnelle
  10. Ressources humaines

Administration et gouvernance

Documents généraux

Documents sur l’administration et la gouvernance générale de l’hôpital, dont ceux du conseil d’administration. Cette catégorie inclut les organigrammes, les chartes de comités, les ordres du jour, les procès‑verbaux et l’information sur les services et les programmes. 

Renseignements personnels

Nom : Demande de mise en candidature
Localisation : Direction générale
Autorité légale : Loi sur les personnes morales 
Renseignements conservés : Nom, langues parlées, adresse postale, téléphone (domicile), adresse courriel, sexe, fonction actuelle
Usage(s) : Usage interne pour la gouvernance et mise en candidature 
Utilisateur(s) : Conseil de mise en candidature, chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire de la direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Membres de l’Association de l’Hôpital Montfort
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 
 

Haut de la page

Nom : Demande de mise en candidature
Localisation : Direction générale
Autorité légale : Loi sur les personnes morales 
Renseignements conservés : Nom, langues parlées, adresse postale, téléphone (domicile), adresse courriel, sexe, fonction actuelle
Usage(s) : Usage interne pour la gouvernance et mise en candidature 
Utilisateur(s) : Conseil de mise en candidature, chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire de la direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Membres de l’Association de l’Hôpital Montfort
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Liste membres du conseil d’administration 
Localisation : Direction générale 
Autorité légale : Loi sur les personnes morales 
Renseignements conservés : Nom, profession ou secteur d’activité, adresse, téléphone à (domicile) date de naissance 
Usage(s) : Usage interne pour la gouvernance 
Utilisateur(s) : Chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire à la direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Membres du conseil d’administration 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Demande de mise en candidature 
Localisation : Direction générale 
Autorité légale : Loi sur les personnes morales 
Renseignements conservés : Curriculum vitae (Nom, adresse postale, téléphone (domicile), téléphone cellulaire, courriel (domicile), date et lieu de naissance, études et diplômes, historique d’emplois, biographie, activités bénévoles, références) 
Usage(s) : Usage interne pour la gouvernance et mise en candidature 
Utilisateur(s) : Conseil de mise en candidature, chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire de la direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Membres du conseil d’administration 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Grille de renseignements personnels 
Localisation : Direction générale 
Autorité légale : Loi sur les personnes morales 
Renseignements conservés : Nom, date de naissance, adresse, courriel, téléphone, télécopieur, cellulaire, marque de véhicule et matricule (numéro de plaque), nom de l’adjointe 
Usage(s) : Usage interne pour la gouvernance 
Utilisateur(s) : Chef de la gouvernance, adjointe exécutive, secrétaire à la direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Membres du conseil d’administration 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Listes du personnel et dotation 
Localisation : La plupart des services 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone à la maison, numéro de cellulaire  
Usage(s) : Contacter employés pour des raisons liées à l’emploi : ex. horaires, rappel d’employés
Utilisateur(s) : Cadres et employés
Catégorie(s) de particuliers : Employés
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page


Administration médicale

Documents généraux

Documents sur la gestion des ressources médicales et des sages-femmes, ainsi que la structure médicale, dont le comité médical consultatif, les autres comités médicaux et la correspondance avec les partenaires externes.

Renseignements personnels

Nom : Base de données Intranet – Personnel médical et dentaire, résidents et étudiants 
Localisation : Réseau de l’Hôpital 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Coordonnées professionnelles, sexe, numéros de téléphone, cellulaire et télécopieur personnels 
Usage(s) : Contacter le personnel médical et dentaire, résidents et étudiants 
Utilisateur(s) : Employés de l’Hôpital 
Catégorie(s) de particuliers : Personnel médical et dentaire, résidents et étudiants 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Base de données Access - Personnel médical et dentaire (comprenant les sages-femmes) 
Localisation : Direction médicale
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom, CPSO ou CSFO, ACPM (code), sexe, date de naissance, numéro de facturation, numéro d’assurance sociale, case au salon du courrier des médecins, département, service/groupe, coordonnées personnelles et professionnelles, statut et privilèges actuels, date d'entrée en fonction. 
Usage(s) : Utilisation interne au bureau de la Direction médicale seulement.
Utilisateur(s) : Employés de la Direction médicale
Catégorie(s) de particuliers : Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Demande de renouvellement de nomination 
Localisation : Direction médicale
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom du médecin, coordonnées postales et téléphoniques, personnelles et professionnelles, statut et droits de traitement médicaux (et changements demandés si applicable), numéro de facturation, enseignement médical continu, questions relative à une restriction sur le permis de pratique (jugements civils ou criminels, privilèges réduits ou révoqués), recommandation du chef de département et du médecin-chef.
Usage(s) : Gérer le processus des privilèges.
Utilisateur(s) : Employés de la Direction médicale, Comité d'examen des titres, Comité médical consultatif, Conseil d’administration.
Catégorie(s) de particuliers : Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et règlements interne de l’hôpital 
 

Haut de la page

Nom : Demande de nomination
Localisation : Direction médicale
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom du médecin, statut demandé, département, date et lieu de naissance, citoyenneté, adresses personnelle et professionnelle, coordonnées téléphoniques privées et professionnelles, adresse courriel personnelle, numéro d’assurance sociale, éducation, Internat et résidence, LMCC, CPSO, OHIP, langues parlées et écrites, affiliation à d'autres hôpitaux, associations médicales, questions relatives à une restriction sur le permis de pratique (jugements civils ou criminels, privilèges suspendus, réduits ou révoqués), expérience, références, droits de traitements spéciaux demandés, lettres de références, preuve de CPSO, d'ACPM, engagement de confidentialité, photo et curriculum vitae.
Usage(s) : Gérer le processus des privilèges. 
Utilisateur(s) : Employés de la Direction médicale, Comité d'examen des titres, Comité médical consultatif, Conseil d’administration.
Catégorie(s) de particuliers : Médecins, sages-femmes et chirurgiens dentaires
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et règlements interne de l’hôpital

Haut de la page


Affaires universitaires et recherche

Documents généraux

Affaires universitaires

  • Documents sur la gestion des ressources et des services, ainsi que l’enseignement professionnel et interprofessionnel
  • Documents sur le Centre Prométhée : développement professionnel, formation médicale continue
  • Documents sur les affiliations universitaires et de recherche 

Recherche 

  • Documents liés à l’Institut de recherche de l’Hôpital Montfort, notamment les documents sur la gouvernance, l’administration, les recherches, les comités, ainsi que l’approbation et l’évaluation éthique des projets de recherche.

Communications et relations publiques

Documents généraux

Documents sur les communications de l’hôpital avec ses employés, les médias et ses partenaires de la collectivité. Identité visuelle, publications, traductions, site Web et portail des employés de l’hôpital.

Renseignements personnels

Nom : Photos 
Localisation : Direction des communications 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Photos d’individus et événements 
Usage(s) : Besoins de publicité, d’affichage à l’interne et à l’externe 
Utilisateur(s) : Direction des communications et autres secteurs, sur demande 
Catégorie(s) de particuliers : Bénévoles, employés, membres du personnel médical et dentaire, stagiaires, patients, visiteurs, public 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Formulaire consentement à la publication de photos ou vidéos 
Localisation : Direction des communications 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Adresse et numéros de téléphone 
Usage(s) : Obtenir le consentement des individus, communiquer avec ceux-ci 
Utilisateur(s) : Direction des communications 
Catégorie(s) de particuliers : Bénévoles, employés, membres du personnel médical et dentaire, stagiaires, patients, visiteurs, public 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Coordonnées, résidents du secteur 
Localisation : Direction des communications 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Adresse et nom des résidents 
Usage(s) : Communication avec les résidents 
Utilisateur(s) : Direction des communications, direction générale 
Catégorie(s) de particuliers : Résidents du secteur 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page


Finances

Documents généraux

Activités financières

  • Documents sur la gestion des activités financières de l’hôpital, dont les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, le rapprochement de comptes et les opérations comptables.

Approvisionnement

  • Documents sur l’approvisionnement, dont les contrats et les ententes.

Équipements et fournitures

  • Documents sur la gestion des équipements et des fournitures. 

Renseignements personnels

Nom : Rapports d’ambulance
Localisation : Comptabilité 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990, Loi de l’impôt sur le revenu
Renseignements conservés : Nom, adresse et date de naissance du patient, lieu de l’événement, renseignements cliniques
Usage(s) : Facturer le patient 
Utilisateur(s) : Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire
Catégorie(s) de particuliers : Patients
Conservation et destruction : Année financière en cours 

Haut de la page

Nom : Registre de patients
Localisation : Comptabilité
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990, Loi de l’impôt sur le revenu 
Renseignements conservés : Nom, adresse, numéros de téléphone, date de naissance, âge, renseignements cliniques, numéro carte santé 
Usage(s) : Facturation, individus et assurances
Utilisateur(s) : Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire
Catégorie(s) de particuliers : Patients
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Rapports d’impôt 
Localisation : Comptabilité
Autorité légale : Loi de l’impôt sur le revenu
Renseignements conservés : Nom, adresse, date de naissance, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, revenu annuel
Usage(s) : Déterminer taux par jour pour patients en attente de placement
Utilisateur(s) : Commis aux comptes patients, chef d’équipe, gestionnaire
Catégorie(s) de particuliers : Patients
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Registre des fournisseurs 
Localisation : Comptabilité
Autorité légale : Loi de l’impôt sur le revenu 
Renseignements conservés : Nom, adresse, numéros de téléphone, numéro d’assurance sociale, renseignements bancaires
Usage(s) : Émission des paiements des fournisseurs et des T4A à la fin de l’année financière
Utilisateur(s) : Commis aux comptes payables, techniciens à la comptabilité
Catégorie(s) de particuliers : Employés, médecins, consultants, fournisseurs 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page


Partenariats et services de soutien

Documents généraux

Documents portant sur les liens avec nos partenaires ainsi que l’accessibilité, l’entretien et la réparation des installations, l'aménagement de l’espace, l’entretien ménager, la nutrition, la sécurité, le stationnement et le service de porteurs. 

Renseignements personnels

Nom : Base de données Stationnement
Localisation : Services de soutien intégrés
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom de la personne ainsi que l'adresse, numéro de téléphone, numéro de plaque d'immatriculation, numéro d'employés
Usage(s) : Usage interne pour la gestion du stationnement
Utilisateur(s) : Secrétaire des services de soutien intégrés, gestionnaire principal et gestionnaire de la sécurité
Catégorie(s) de particuliers : Employés, médecins, bénévoles, étudiants, résidents et entrepreneurs 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Formulaire 1
Localisation : Services de soutien intégrés
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom et date de naissance du patient, médecin, infirmière, agents de sécurité
Usage(s) : Usage interne pour la gestion des surveillances de patient
Utilisateur(s) : Agents de sécurité et gestionnaire de la sécurité
Catégorie(s) de particuliers : Patients 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Rapport d’incident et registre d’incidents quotidiens – service de sécurité
Localisation : Services de soutien intégrés
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom, adresse, numéro de téléphone, sexe et date de naissance de l’individu, nom de l'agent de sécurité et nom des personnes impliquées dans l'incident, détails sur la nature de l’incident, numéro de cas, numéro de rapport de police, déclaration des témoins
Usage(s) : Documentation de l’incident et usage interne par les services de soutien intégrés pour faire le suivi des incidents
Utilisateur(s) : Agents de sécurité et gestionnaire de la sécurité
Catégorie(s) de particuliers : Patients, visiteurs, personnel médical et infirmier, employés
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Avis d’interdiction à la propriété
Localisation : Centre de surveillance de la sécurité
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom de la personne, adresse, date de naissance, description de la personne
Usage(s) : Afin d’interdire l’accès à la propriété et pour usage interne pour la gestion par le service de sécurité
Utilisateur(s) : Superviseur, agent de sécurité
Catégorie(s) de particuliers : Employés, patients, visiteurs
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Base de données, cartes d’accès et photos

Nom :
Localisation : Services de soutien intégrés
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Photos de l’employé, numéro de carte, nom et titre de l’employé
Usage(s) : Contrôler les accès des employés aux différents secteurs de l’hôpital et assurer la sécurité des lieux
Utilisateur(s) : Personnel des services de soutien intégrés
Catégorie(s) de particuliers : Employés, médecins, bénévoles, étudiants, résidents et entrepreneurs
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page


Planification et développement

Documents généraux

Planification et transformation

  • Documents sur les projets d'immobilisations, la gestion de projets, la transformation, ainsi que les politiques et les procédures de l’établissement.

Technologies de l’information

  • Documents sur la gestion opérationnelle des technologies et des systèmes d’information de l’hôpital, notamment ceux traitant de la gestion de projets, de la conception de systèmes, de la formation et du soutien technique.

Planification stratégique

  • Documents sur le plan stratégique de 2011‑2015 : planification, lancement et mise en œuvre.

Renseignements personnels

Nom : Gestion des systèmes et des comptes 
Localisation : Service des technologies de l’information et des systèmes 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom, nom d’usager, mot de passe, coordonnées personnelles, numéro d’employé 
Usage(s) : Attribution de postes téléphoniques, comptes d’usagers, accès 
Utilisateur(s) : Employés service des technologies de l’information et des systèmes 
Catégorie(s) de particuliers : Employés, personnel médical et dentaire, étudiants, bénévoles 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et politique Montfort sur le système de courrier électronique 

Haut de la page


Programmes cliniques

Documents généraux

Documents sur les programmes cliniques, notamment la prestation des services, la gestion des soins et l’amélioration continue des services.

Les documents ont trait aux différents services cliniques, aux services diagnostiques, à la dotation, à la pharmacie, aux soins palliatifs, à la gestion des départs, au travail social, à l’éthique clinique, à la pastorale et au service des bénévoles. 

Pratique professionnelle

  • Documents sur l’orientation, l’intégration, les techniques de soins, les directives médicales, les cheminements cliniques, les protocoles, les feuillets d’information au patient, la documentation du dossier clinique, les pratiques exemplaires, les normes de pratique, la gestion des systèmes reliés aux soins. 

Renseignements personnels

Nom : Données biométriques 
Localisation : Service de pharmacie 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom de l’employé, titre d’emploi, image codée du doigt 
Usage(s) : Accès au cabinet décentralisé 
Utilisateur(s) : Directeure 
Catégorie(s) de particuliers : Personnel infirmier et médical 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Consentement pour prise de photos
Localisation : Bureau des éducatrices cliniques
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom et prénom de l’individu
Usage(s) : Obtenir le consentement des individus pour la prise de photos
Utilisateur(s) : Éducatrices cliniques
Catégorie(s) de particuliers : Employés et patients
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Photos 
Localisation : Bureau des éducatrices cliniques
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Image de la personne photographiée
Usage(s) : Enseignement et information interne
Utilisateur(s) : Éducatrices cliniques
Catégorie(s) de particuliers : Employés et patients
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Adresses courriel personnelles d’employés
Localisation : Bureau des éducatrices cliniques
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Adresse courriel, nom et prénom
Usage(s) : Communication avec les employés
Utilisateur(s) : Éducatrices cliniques
Catégorie(s) de particuliers : Employés 
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Dossier du bénévole – papier et électronique
Localisation : Service des bénévoles 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990 
Renseignements conservés : Nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, no tél. (domicile, travail, cellulaire) adresse courriel, langues parlées et écrites, contact en cas d'urgence, statut (p. ex. retraité, étudiant, etc.), horaire, placement, numéro de plaque d'immatriculation (si besoin de stationnement), photo, numéro de carte d'identité, nationalité, éducation, expérience de travail, date de début, date de départ, raison du départ, appréciation, entrevue, nombre d'heures de bénévolat accomplies (date, heure, etc.), nom, titre et signature des personnes qui offrent la référence, référence, résumé de l’entrevue, formulaire d’inscription, vérification policière, attestation service de santé sur TB et autres vaccinations
Usage(s) : Gestion des bénévoles: processus de sélection (filtrage, etc.), placement, reconnaissance, supervision, formation, communication, usage interne, communication 
Utilisateur(s) : Gestionnaire, coordonnatrice, bénévoles qui aident dans le bureau du service 
Catégorie(s) de particuliers : Bénévoles
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration et politique intra-service 090 

Haut de la page


Qualité et performance organisationnelle

Documents généraux

Affaires clinico-administratives avec la clientèle

  • Documents portant sur l’accueil des patients ainsi que les télécommunications.

Gestion de la qualité et des risques

  • Documents sur l’agrément, l’amélioration de la qualité, la satisfaction de la clientèle, la sécurité des patients, la prévention des infections, la gestion des risques.

Performance, aide à la décision et protection de la vie privée

  • Documents sur la codification, la performance organisationnelle, l'aide à la décision, les archives cliniques, la transcription médicale, l’accès à l’information et la protection de la vie privée. 

Renseignements personnels

Nom : Demandes d’accès à l’information soumises en vertu de la LAIPVP (Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) 
Localisation : Service d’accès à l’information et protection de la vie privée 
Autorité légale : Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée 
Renseignements conservés : Noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone, numéros de télécopieur, relevés de paiement
Usage(s) : Correspondance avec le requérant dans le cadre du traitement d’une demande d’accès
Utilisateur(s) : Coordonnatrice et conseiller, accès à l’information et protection de la vie privée, directeur, gestion de la performance et de l’information de santé, vice-président, qualité et performance organisationnelle, président-directeur général 
Catégorie(s) de particuliers : Requérants sous la LAIPVP
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Atteintes à la vie privée, plaintes et verrouillages sous la LPRPS (Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé) 
Localisation : Service d’accès à l’information et protection de la vie privée 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone, numéro de dossier clinique
Usage(s) : Traitement des atteintes à la vie privée, des plaintes et des verrouillages
Utilisateur(s) : Personnel, service d’accès à l’information et protection de la vie privée
Catégorie(s) de particuliers : Patients, personnes déposant une plainte ou une demande
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Demandes d’accès sous la LPRPS
Localisation : Service des archives cliniques
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Renseignements personnels sur les requérants 
Nom, adresse, numéros de téléphone, adresse courriel, numéro de télécopieur
Usage(s) : Répondre aux demandes d’accès sous la LPRPS
Utilisateur(s) : Employés service d’accès à l’information et protection de la vie privée
Catégorie(s) de particuliers : Requérants des demandes d’accès sous la LPRPS
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Demandes d’accès à l’information sous la LPRPS, aucun renseignement à Montfort
Localisation : Service d’accès à l’information et protection de la vie privée 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Nom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, numéro de carte santé, date de l’événement, diagnostic, date de visite donnée par le requérant, noms des plus proches parents, dates de naissance des parents
Usage(s) : Contrôle des requêtes répondues, aucun renseignement à Montfort
Utilisateur(s) : Personnel, service d’accès à l’information et protection de la vie privée
Catégorie(s) de particuliers : Individu, aucun renseignement à Montfort
Conservation et destruction : Une année 

Haut de la page

Nom : Registre de décès 
Localisation : Service d’accès à l’information et protection de la vie privée 
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Nom, numéro de dossier clinique, date de naissance, adresse, nom du médecin traitant, dons d’organe
Usage(s) : Gérer et répertorier les décès
Utilisateur(s) : Personnel, service de l’accueil et le service d’accès à l’information et protection de la vie privée
Catégorie(s) de particuliers : Patients décédés
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page

Nom : Dossier de renseignements personnels sur la santé
Localisation : Archives cliniques, portail clinique et services de l’Hôpital
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Nom, adresse, numéros de téléphone, date de naissance, sexe, renseignement sur les assurances, numéro carte santé, personne à rejoindre et ses coordonnées, plus proche parent et ses coordonnées, répondant et ses coordonnées, antécédents médicaux, résultats des tests et examens, maladies, correspondance, évaluations, diagnostics, traitements, consultations, dons d’organe
Usage(s) : Soins aux patients, à des fins légales, administratives, de recherche et d’enseignement
Utilisateur(s) : Personnel autorisé par l’établissement 
Catégorie(s) de particuliers : Patients
Conservation et destruction : Selon politique Montfort sur l’archivage, la destruction et l’épuration 

Haut de la page


Ressources humaines

Documents généraux

Recrutement

  • Documents sur la dotation, le recrutement, la rétention, la relève, le programme de reconnaissance.

Ressources humaines

  • Documents sur la rémunération, les relations de travail, l’emploi, les contrats, l’évaluation du rendement, la santé et la sécurité au travail, ainsi que les dossiers d’employés.

Qualité de vie au travail

  • Documents sur la qualité de vie au travail. 

Renseignements personnels

Nom : Registre de paie
Localisation : Service de la paie
Autorité légale : Loi de 2000 sur les normes d’emploi, c.41. Loi sur l’assurance emploi
Renseignements conservés : Nom, adresse, téléphone, taux horaire, salaire, cotisation provinciale et fédérale, cotisation syndicale, assurances collectives, fond de pension, stationnement, saisie sur le salaire, temps supplémentaire, code de paie, relevé d’emploi, raison fin d’emploi
Usage(s) : Usage interne au service de la paie ou ressources humaines 
Utilisateur(s) : Personnel du service de la paie
Catégorie(s) de particuliers : Employés
Conservation et destruction : Six ans après la date de départ de l’employé, après seuls les documents servant à la confirmation d’emploi seront conservés et ce pour une période de vingt-cinq (25) ans suivant la date de départ 

Haut de la page

Nom : Assurances collectives
Localisation : Direction des ressources humaines
Autorité légale : Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements conservés : Nom de l’employé, adresse, téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale, nom des personnes à charge, date de naissance des personnes à charge, nom du conjoint et date de naissance, nom du bénéficiaire, téléphone du bénéficiaire, (célibataire ou familial)
Usage(s) : Usage interne au service des ressources humaines 
Utilisateur(s) : Personnel direction des ressources humaines
Catégorie(s) de particuliers : Employés
Conservation et destruction : Six ans après la date de départ de l’employé, après seuls les documents servant à la confirmation d’emploi seront conservés et ce pour une période de vingt-cinq (25) ans suivant la date de départ

Haut de la page