Joignez-vous à l'équipe de la Fondation

La Fondation de l’Hôpital Montfort appuie l’Hôpital Montfort, l’hôpital universitaire francophone de l’Ontario, dans sa mission d’offrir des soins exemplaires centrés sur la personne, tout en partageant ses valeurs de compassion, d’excellence, de respect, de responsabilité et d’entraide.

La Fondation de l’Hôpital Montfort est présentement à la recherche d’une adjointe exécutive bilingue pour appuyer la présidente-directrice générale dans les tâches suivantes :

Soutien administratif à la direction :

  • S’occupe des tâches administratives confidentielles de haut niveau pour la présidente-directrice générale;
  • Entretient des relations positives avec les acteurs suivants et leur offre un excellent service à la clientèle bilingue : principales parties intéressées de la Fondation, notamment les donateurs, les bénévoles, l’administration de l’hôpital, les médecins, les employés et le public;
  • Assure le suivi de la correspondance et des demandes de renseignements; rédige une ébauche des communications courantes écrites et électroniques au nom de la présidente-directrice générale dans les deux langues officielles;
  • Coordonne l’emploi du temps de la présidente-directrice générale, notamment les rendez-vous, l’organisation des réunions, ce qui comprend la logistique, l’ordre du jour, la préparation de documents et de présentations PowerPoint, etc.;
  • S’occupe de la mise au point et de l’entretien d’un système de suivi et de rappel pour s’assurer que la présidente-directrice générale respecte toutes ses échéances et ses activités futures;
  • Offre un soutien à la présidente-directrice générale, notamment en ce qui concerne les photocopies, les envois par messager et la tenue des systèmes de classement des documents électroniques et sur support papier;
  • Assure le suivi budgétaire et un soutien concernant les comptes fournisseurs pour la présidente-directrice générale, au besoin;
  • Assure la tenue des dossiers des donateurs importants et le suivi dans la base de données de gestion philanthropique, des activités et des actions futures de la présidente-directrice générale auprès des donateurs; prépare le profil des donateurs, au besoin.

Coordination du bureau de la direction :

  • Établit et tient à jour les dossiers, les politiques et les manuels de procédures du bureau de la direction pour la Fondation;
  • Met en œuvre des systèmes, des procédures et des politiques, et participe aux projets administratifs, selon les instructions de la présidente-directrice générale;
  • Revoit systématiquement les pratiques et processus administratifs et recommande des façons de les simplifier pour améliorer l’efficacité des activités de la Fondation;
  • Traite l’information liée aux ressources humaines et aux finances et respecte la nature sensible et confidentielle de cette information;
  • Veille au fonctionnement du bureau (fournitures, papier, technologie, congés et vacances du personnel, etc.); et aide à la traduction des documents internes du français vers l’anglais et de l’anglais vers le français; coordonne la traduction des documents externes pour la Fondation.

Soutien au conseil d’administration :

  • Offre un soutien administratif efficace, rapide, professionnel et confidentiel au Conseil;
  • Organise la logistique des réunions du Conseil et des comités permanents, ce qui comprend l’ordre du jour, les documents, les trousses, la préparation et la distribution de rapports, les procès-verbaux et la prise rapide de mesures pour les points nécessitant l’attention de la présidente-directrice générale;
  • Coordonne la logistique et les tâches administratives concernant l’assemblée générale annuelle, avise en bonne et due forme les membres concernés et applique les protocoles appropriés;
  • Assure la tenue des guides de référence du Conseil et des archives de l’organisme; et
  • Veille au respect des politiques de gouvernance et des statuts de la Fondation.

Tenue des dossiers des donateurs importants et recherches :

  • Acquière et maintient un niveau de compétence relative à la base de données de gestion philanthropique pertinent en ce qui a trait au travail de la présidente-directrice générale;
  • S’assure de l’exactitude et de l’intégrité des dossiers des donateurs importants en tenant à jour les renseignements des donateurs dans la base de données de gestion philanthropique pour la présidente-directrice générale;
  • Enregistre dans la base de données de gestion philanthropique les principales activités et mesures de fidélisation et de service après-don auprès des donateurs selon les instructions de la présidente-directrice générale;
  • Effectue des recherches et compile de l’information générale pour dresser le profil des donateurs à partir de sources telles que Prodon, Internet et des publications; produits des rapports standard, au besoin; et
  • Crée et tient à jour diverses feuilles de calcul Excel relatives aux finances et aux donateurs, au besoin.

Autres fonctions :

  • Remplace la réceptionniste de la Fondation, au besoin;
  • Participe aux réunions du personnel de la Fondation et aux séances de planification, au besoin;
  • Offre un soutien administratif aux autres membres du personnel de la Fondation, à la demande de la présidente-directrice générale; et
  • Participe aux événements divers et offre un soutien administratif et(ou) logistique avant, pendant et après les événements spéciaux et les activités des donateurs.

Si vous avez les compétences et l’expérience requises, nous aimerions entendre parler de vous.

Qualifications requises pour l’emploi :

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en administration de bureau (adjoint administratif), en bureautique, en administration des affaires, ou tout autre domaine pertinent au poste. Un baccalauréat en administration serait considéré comme étant un atout;
  • Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience acquises dans les huit (8) dernières années dans un poste jugé équivalent;
  • Posséder une expérience dans le milieu de la santé ou une expérience progressive dans un organisme à but non lucratif serait un atout;
  • Excellente connaissance de l’administration et des programmes informatiques de la Suite Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, SharePoint, Publisher);
  • Connaissance du programme de gestion philanthropique (ProDon) ou similaire serait un atout;
  • Excellente habileté à communiquer par écrit et oralement en français et en anglais, le bilinguisme est obligatoire (vocabulaire, grammaire, orthographe);
  • Expérience avec le soutien administratif d’un cadre supérieur et d’un Conseil d’administration;
  • Faire preuve d’initiative, de jugement, d’esprit d’analyse, de tact et de bonnes relations interpersonnelles;
  • Posséder d’excellentes habiletés d’analyse et de résolution de problème;
  • Faire preuve d’autonomie et de discrétion;
  • Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer des tâches multiples et variées, gestion du temps et souci du détail, capacité de gérer des priorités et de respecter des échéanciers;
  • Doit être disponible pour travailler hors des heures normales du bureau sur demande, entre autres lors de réunions ou d’événements spéciaux.

Ceci est un poste à temps plein (37,5 heures/semaine).

Avantages : En plus d’un environnement de travail exceptionnel et collaboratif, la Fondation de l’Hôpital Montfort offre d’excellents bénéfices et avantages sociaux, valorise et soutien le développement professionnel continu des employés.

Si vous avez les compétences et l’expérience décrites, veuillez soumettre votre curriculum vitae et une lettre de présentation d’ici le vendredi 9 mars 2018 décrivant comment vous pouvez contribuer à ce poste.

Échelle salariale : 27.45 $ - 32.68 $/hre

Coordonnées : Fondation de l’Hôpital Montfort
713, chemin Montréal
Ottawa (Ontario) K1K 0T2
Tél. : 613-748-4920
Courriel : fondation@montfort.on.ca